บริหารเวลา, เทคนิคการบริหารเวลา

บริหารเวลา ยังไง ? ให้มีประสิทธิภาพ ทำงานกับใครก็เลิศ ชีวิตดี แฮปปี้ทุกวัน

ในหนึ่งวันมี 24 ชั่วโมง บางคนก็ใช้ 24 ชั่วโมงไปกับการทำอะไรหลายอย่าง ส่วนบางคนก็รู้สึกว่าเวลาแค่ 24 ชั่วโมง ไม่เพียงพอกับการทำอะไรเลย ถ้าคุณกำลังรู้สึกว่าอยากได้เวลาเพิ่ม หรือกำลังเครียดกับเรื่องของการบริการเวลา ในบทความนี้ DIYINSPIRENOW มีเทคนิคการ บริหารเวลา ที่จะช่วยให้คุณใช้ 24 ชั่วโมงได้อย่างมีประสิทธิภาพ และมีความสุขได้ทุกวันมาฝากกันค่ะ

ชวนดูวิธี บริหารเวลา กับเทคนิคการบริหารเวลาให้มีประสิทธิภาพ

การบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพมีประโยชน์หลายอย่าง ไม่ว่าจะเป็นเพิ่มผลผลิตและประสิทธิภาพ ลดความเครียดและความวุ่นวาย ช่วยให้มีสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงาน ช่วยเพิ่มคุณภาพของงาน ทั้งยังสร้างความน่าเชื่อถือและภาพลักษณ์ที่ดี ได้อีกด้วย ประโยชน์เยอะขนาดนี้ ตามมาดูกันต่อค่ะว่าเราจะมีวิธีบริหารเวลาได้ยังไงบ้าง

Image Not Found
Amarinbooks หนังสือ ชีวิตเรามีแค่สี่พันสัปดาห์
บริหารเวลา, เทคนิคการบริหารเวลา
Image Credit : vecteezy.com

มาดูเทคนิคการบริหารเวลา ให้คุณบริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพกัน

  1. กำหนดเป้าหมายและจัดลำดับความสำคัญ : ให้ระบุเป้าหมายหลักในระยะสั้นและระยะยาว พร้อมจัดลำดับความสำคัญของงาน และกิจกรรมต่างๆ อาจลองใช้วิธีตั้งเป้าหมายแบบ SMART Goals ในการตั้งเป้าหมายก็เป็นตัวช่วยที่ให้คุณวางเป้าหมายได้ดีขึ้นค่ะ
  2. วางแผนการใช้เวลาล่วงหน้า : จัดทำตารางปฏิบัติงานและนัดหมายประจำวัน/สัปดาห์ จากนั้นกำหนดระยะเวลาให้แต่ละงาน พร้อมทั้งคาดการณ์ความล่าช้าที่อาจเกิดขึ้น
  3. จัดสรรเวลาให้กับงานสำคัญ : เริ่มจากทำงานที่สำคัญหรือยากในช่วงที่มีแรงจูงใจมากที่สุด ซึ่งอาจเป็นเวลาเช้า และปิดอุปกรณ์อื่นขณะทำงานสำคัญเพื่อไม่ให้สมาธิของเราถูกอย่างอื่นรบกวน
  4. รู้จักที่จะมอบหมายงาน : มอบหมายงานที่เหมาะสมให้ผู้อื่นดำเนินการ รู้จักการกระจายภาระงานออกเป็นส่วนๆ เพื่อไม่ให้งานมากองอยู่ที่เราคนเดียว
  5. ตั้งเวลาเพื่อจำกัดงานในแต่ละงาน และทำตามนั้น : การใช้เครื่องมือนับเวลาเพื่อควบคุมเวลาอย่างเช่น Pomodoro เพื่อจัดการงาน และโฟกัสงานให้ได้อย่างมีประสิทธิภาพในเวลาที่กำลัง ซึ่งวิธีนี้จะช่วยให้เราไม่เสียเวลาไปกับสิ่งที่มารบกวนเราได้ค่ะ
  6. ทำการประเมินประสิทธิภาพการใช้เวลา : ลองวิเคราะห์ว่าเราใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับอะไร พร้อมระบุสิ่งที่ทำให้สูญเสียเวลา และปรับแก้ไข
  7. มีความยืดหยุ่น : ให้เราคาดการณ์ถึงความล่าช้าหรือภารกิจเร่งด่วนที่จะเข้ามาแทรกในแต่ละวันด้วย แล้วปรับตารางเวลาให้สอดคล้อง
Image Not Found
หนังสือจิตวิทยา/พัฒนาตนเอง วิธีพาตัวเองออกจากกล่องใบเล็ก (Leadership and Self-Deception)
บริหารเวลา, เทคนิคการบริหารเวลา
Image Credit : freepik.com

ตัวอย่างการบริหารเวลาแบบมีประสิทธิภาพ

เพื่อให้ผู้อ่านเข้าใจมากขึ้น จะขอลองยกตัวอย่างการบริหารจัดการเวลาที่ทำได้จริง ช่วยให้คุณบริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นกันค่ะ

  • ตัวอย่างที่ 1 การใช้ Pomodoro Technique

คุณ A เหนื่อยเป็นพนักงานออฟฟิศที่มักจมอยู่กับงานเอกสารจนเลยเวลากลับบ้าน เขาจึงตัดสินใจใช้เทคนิค Pomodoro โดยตั้งเวลานาฬิกา 25 นาที เพื่อทำงานอย่างจดจ่ออยู่กับภาระงานนั้นโดยไม่มีสิ่งรบกวน หลังจากนั้นพัก 5 นาที ก่อนจะเริ่มรอบใหม่ วิธีนี้ช่วยให้เขามีสมาธิจดจ่อกับงานในช่วงเวลาสั้นๆ และได้พักผ่อนตาอย่างสม่ำเสมอ ทำให้มีประสิทธิภาพการทำงานดีขึ้น

  • ตัวอย่างที่ 2 การลำดับความสำคัญของงาน

คุณ B เป็นเจ้าหน้าที่ฝ่ายการตลาดที่รับภาระงานหลากหลายในแต่ละวัน เธอจึงใช้หลักการ “กำหนดลำดับความสำคัญ” โดยในตอนเช้าเธอจะทำรายการงานทั้งหมดที่ต้องทำในวันนั้น แล้วจัดลำดับความสำคัญจาก A B C ตามความสำคัญและความเร่งด่วน หลังจากนั้นเธอจะทำงานตามลำดับความสำคัญนี้ เริ่มจากงานที่สำคัญระดับ A ก่อน จนกระทั่งเสร็จทุกอย่างตามเวลาที่กำหนด

  • ตัวอย่างที่ 3 การมอบหมายงาน

คุณ C ป็นผู้จัดการฝ่ายที่มีลูกน้องหลายคน เขาจึงต้องบริหารเวลาให้ดี โดยการมอบหมายงานที่เหมาะสมให้แต่ละคน ตามความถนัดและศักยภาพ เขาจะประชุมร่วมกับทีมในทุกสัปดาห์ เพื่อกำหนดเป้าหมายและแบ่งงานอย่างชัดเจน หลังจากนั้นเขาจะคอยติดตามความคืบหน้าและให้คำปรึกษาเมื่อมีปัญหา การมอบหมายงานนี้ช่วยแบ่งเบาภาระและบริหารเวลาของเขาได้อย่างมีประสิทธิภาพ

Image Not Found
นายอินทร์ หนังสือ เทคนิคเลิกคิดเยอะแล้วทำทันที
บริหารเวลา, เทคนิคการบริหารเวลา
Image Credit : freepik.com

แนะนำเครื่องมือช่วยคุณบริหารเวลา

นอกจาก Pomodoro ที่เราแนะนำไปก่อนหน้านี้ ยังมีเครื่องมือ และแอปพลิเคชันหลายอย่างที่สามารถช่วยในการบริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ ดังนี้ค่ะ

  1. Calendar/นาฬิกาปฏิทิน เช่น Google Calendar, Microsoft Outlook, Apple Calendar ซึ่งสามารถนัดหมายงาน จัดตารางนัดหมาย และแจ้งเตือนได้
  2. To-Do List/Task Manager เช่น  Microsoft To Do, Todoist, Any.do ที่จะช่วยจัดลำดับความสำคัญ กำหนดเวลา และจัดการรายการที่ต้องทำได้
  3. Time Tracking Apps เช่น RescueTime, Toggl, Forest เพื่อบันทึกและวิเคราะห์การใช้เวลาในแต่ละกิจกรรม เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพ
  4. Note-Taking Apps เช่น Evernote, Microsoft OneNote, Google Keep ที่สามารถจดบันทึกและจัดระเบียบข้อมูลสำคัญได้อย่างรวดเร็ว
  5. Productivity Apps เช่น RescueTime, Cold Turkey, Freedom ที่จะช่วยบล็อกเว็บไซต์หรือแอปที่ทำให้คุณรู้สึกหลงใหลจนขาดสมาธิ
  6. Project Management Tools เช่น Trello, Asana, Jira ที่จะช่วยในการบริหารจัดการโครงการ กำหนดขั้นตอน มอบหมายงานให้กับเราได้
Image Not Found
นายอินทร์ หนังสือ เราจะเติบโตขึ้นทุกครั้งหลังฝนตก
บริหารเวลา, เทคนิคการบริหารเวลา
Image Credit : vecteezy.com

คำแนะนำเพิ่มเติมให้คุณบริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ

มีคำแนะนำบางประการที่อาจเป็นประโยชน์เพิ่มเติมในการบริหารเวลาได้ดังนี้

  1. รู้จักตนเองและจังหวะการทำงาน : ลองสังเกตว่าตัวเองมีช่วงเวลาไหนที่มีประสิทธิภาพการทำงานสูงสุด แล้ววางแผนทำงานสำคัญในช่วงเวลาดังกล่าว
  2. หลีกเลี่ยงสิ่งรบกวนให้มากที่สุด : ปิดการแจ้งเตือนจากโซเชียลมีเดีย อีเมล ขณะทำงานสำคัญ หรือไม่เอาตัวเองไปทำงานในที่มีสิ่งล่อใจอื่นๆ 
  3. เรียนรู้ที่จะปฏิเสธ : อย่ารับงานหรือภาระหน้าที่เกินกำลังความสามารถ หรือบอกปัดงานที่ไม่ใช่ความรับผิดชอบอย่างสุภาพ
  4. จัดสรรเวลาพักผ่อนอย่างเหมาะสม : ร่างกายและสมองต้องการพักผ่อนเพื่อประสิทธิภาพการทำงาน ดังนั้นจึงควรกำหนดเวลาพักอย่างเหมาะสม ห่างจากงานบ้างเป็นครั้งคราว
  5. ประเมินและปรับปรุงอยู่เสมอ : สังเกตและบันทึกสิ่งที่ทำให้สูญเสียเวลา และทบทวน พร้อมปรับเปลี่ยนกลยุทธ์การบริหารเวลาอยู่เสมอ
  6. อย่าละเลยการมีวินัยในตนเอง : ความสำเร็จในการบริหารเวลาขึ้นอยู่กับวินัยส่วนบุคคล ดังนั้นจึงควรฝึกปฏิบัติอย่างต่อเนื่องจนกลายเป็นนิสัย
Image Not Found
นายอินทร์ หนังสือ I Decided to Live as Myself ฉันจะมีชีวิตในแบบของตัวเอง
บริหารเวลา, เทคนิคการบริหารเวลา
Image Credit : freepik.com

วิธีคิดในการบริหารเวลาที่สำคัญมีอะไรบ้าง ?

การมีมุมมองที่เหมาะสมต่อการบริหารเวลานั้นมีความสำคัญมาก เพราะจะนำไปสู่จิตสำนึกและวินัยในการบริหารเวลาที่ดีขึ้น มีหลาย Mindset หรือวิธีคิดที่จะช่วยส่งเสริมการบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพให้กับเรา จะมีอะไรบ้าง ตามมาอ่านกันต่อค่ะ

  1. มุ่งเน้นที่สิ่งสำคัญ (Focus on What Matters Most)  มองว่าเวลาเป็นทรัพยากรที่มีค่าและจำกัด จึงต้องใช้ให้คุ้มค่า จากนั้นก็จัดลำดับความสำคัญของงานและกิจกรรม แล้วโฟกัสที่งานสำคัญก่อน
  2. มองการบริหารเวลาในแง่บวก (Positive View on Time Management)  ไม่มองว่าการบริหารเวลาเป็นเรื่องยุ่งยากซับซ้อน แต่มองว่าเป็นโอกาสในการควบคุมชีวิตและสร้างประสิทธิภาพให้ตนเอง
  3. ความเป็นเจ้าของการตัดสินใจ (Sense of Ownership) มีจิตสำนึกว่าตนเองเป็นผู้มีอำนาจในการจัดการเวลาของตัวเอง รับผิดชอบการตัดสินใจและผลลัพธ์ที่ตามมา
  4. ทัศนคติเชิงรุก (Proactive Mindset) ไม่รอจนกว่าเวลาจะผ่านไป แต่วางแผนและดำเนินการล่วงหน้า พยายามเตรียมการและทำงานไปก่อนไม่รอให้เวลาผ่านไป
  5. ยืดหยุ่นและรับมือกับการเปลี่ยนแปลง (Flexibility) ยอมรับว่าการเปลี่ยนแปลงเป็นเรื่องปกติในชีวิต สามารถยืดหยุ่นและปรับเปลี่ยนแผนงานได้เมื่อจำเป็น
  6. การมองภาพรวม (Big Picture Perspective) ไม่ยึดติดกับรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ แต่มองภาพใหญ่ ตระหนักถึงเป้าหมายหลักและการจัดการเวลาให้บรรลุถึงจุดนั้น
Image Not Found
นายอินทร์ หนังสือ ต่อให้วิ่งไปร้องไห้ไปฉันก็ไม่ยอมแพ้
Inspire Now ! : การบริหารเวลาให้มีประสิทธิภาพนั้น จะต้องฝึกฝนอย่างสม่ำเสมอจนกลายเป็นนิสัย ซึ่งจะให้ผลลัพธ์เป็นประสิทธิภาพและความสมดุลในการทำงานและชีวิตมากขึ้น และการเลือกใช้เครื่องมือที่เราแนะนำไปข้างต้นอย่างเหมาะสม และสอดคล้องกับรูปแบบการทำงานของเรา จะช่วยให้คุณบริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นค่ะ

DIY INSPIRE NOW ทำให้ฉันเป็นคนใหม่ที่ดีกว่าเดิมหรือเปล่า ? นอกจากเทคนิคการบริหารเวลา รวมถึงเครื่องมือ และ mindset ที่เราแนะนำไปข้างต้นแล้ว การมีวินัย และพลังใจที่ดี ก็จะช่วยให้คุณบริหารเวลาได้เก่งขึ้น และมีความสุขมากขึ้นได้ค่ะ อ่านแล้วคิดเห็นยังไง มาคอมเมนต์บอกกันบ้างนะคะ ♡

Featured Image Credit : vecteezy.com/chaylek

Facebook Comments

หาข้อมูล-ลงมือเขียนและเรียบเรียงโดยทีมกองบรรณาธิการเว็บไซต์ DIY INSPIRE NOW