Stand Up Meeting คืออะไร ? ลองปลุกพลัง มาดูวิธีสื่อสารกับทีมก่อนเริ่มงานกัน !

มีใครต้องเข้าประชุมบ่อยๆ บ้างคะ ? การประชุมบ่อยๆ ใช้เวลานานๆ ไม่ได้มีผลดีเสมอไป เพราะหากเราไม่ได้ลิสต์ประเด็นที่เกี่ยวข้อง หรือวัตถุประสงค์ ผลลัพธ์ต่างๆ ที่อยากได้จากการประชุมเอาไว้ ก็อาจทำให้เราเสียเวลาเปล่า อีกทั้งทำให้ทีมเสียเวลาทำงาน และอาจกลายเป็น burnout ได้ในที่สุด ในบทความนี้ DIYINSPIRENOW จึงอยากชวนทุกคนมารู้จักกับวิธีการประชุมที่ใช้เวลาน้อยๆ อย่าง Stand Up Meeting ให้ทุกคนได้รู้จัก และลองไปปรับใช้กับองค์กรของตัวเองกันดูค่ะ

รู้จัก Stand Up Meeting หรือบางคนเรียกกันว่า Huddle Meeting กัน !

Stand Up Meeting หรือ Huddle Meeting เป็นแนวปฏิบัติที่มีจุดกำเนิดมาจากวงการพัฒนาซอฟต์แวร์ของญี่ปุ่น โดยเฉพาะจากวิธีการ “Scrum” ซึ่งเป็นหนึ่งในกระบวนการของ Agile การประชุมแบบ Stand Up นี้เริ่มแพร่หลายในช่วงทศวรรษ 1990 เมื่อมีการนำแนวคิด Scrum จากวงการพัฒนาซอฟต์แวร์ของญี่ปุ่นมาใช้ในการจัดการโครงการซอฟต์แวร์ใหญ่ๆ ของสหรัฐอเมริกา ซึ่ง Scrum คือวิธีการบริหารจัดการโครงการแบบ Agile ที่ให้ความสำคัญกับการทำงานเป็นทีม การสื่อสารที่รวดเร็วและบ่อยครั้ง รวมถึงการปรับเปลี่ยนแผนงานให้ทันต่อสถานการณ์

“Daily Scrum” หรือ Stand Up มีตติ้ง จึงถูกนำมาใช้เป็นวิธีในการสื่อสารประจำวันของสมาชิกในทีม เพื่ออัปเดตความคืบหน้า ปัญหาอุปสรรค และแผนการทำงานร่วมกันในวันนั้นๆ จากนั้นแนวปฏิบัติดังกล่าวก็แพร่หลายไปสู่บริษัทไอทีและซอฟต์แวร์ต่างๆ ทั่วโลก เนื่องจากได้รับการยอมรับว่าเป็นวิธีการที่มีประสิทธิภาพในการทำงานเป็นทีมและจัดการโครงการ

Stand Up Meeting คืออะไร ?

“Stand Up มีตติ้ง” หรือที่รู้จักกันในอีกชื่อหนึ่งว่า Huddle meeting นั้น คือการประชุมสั้นๆ ที่ทีมทำงานจะมารวมตัวกันเป็นประจำทุกวัน ซึ่งมักจะยืนประชุมกัน (stand up) เพื่อแลกเปลี่ยนความคืบหน้าในงาน ปัญหาอุปสรรค และสิ่งที่จะทำต่อไปในวันนั้น ซึ่งจุดประสงค์หลักของ Huddle Meeting คืออะไรบ้าง เรามาดูกันต่อเลยค่ะ

1. สื่อสารความคืบหน้า และปัญหาอุปสรรคในงาน เพื่อให้ทีมได้รับทราบและสามารถช่วยแก้ไขได้ทันท่วงที
2. เพิ่มการประสานงานและความโปร่งใสในทีม เนื่องจากทุกคนจะได้รับรู้ว่าใครกำลังทำอะไรอยู่
3. รักษาระดับความรวดเร็ว และโมเมนตัมของทีม โดยการระบุและแก้ไขปัญหาอย่างรวดเร็ว
4. สร้างวินัยในการรายงานความคืบหน้าประจำวัน เพื่อให้งานดำเนินไปอย่างราบรื่น

โดยปกติ Huddle Meeting มักจะใช้เวลาประมาณ 15 นาทีต่อวัน ซึ่งจะช่วยให้ทีมอยู่ในแนวทางเดียวกัน ระบุประเด็นปัญหาได้รวดเร็ว และสามารถดำเนินงานต่อไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ

Stand Up meeting เหมาะกับใครบ้าง ?

Stand Up มีตติ้ง หรือ Huddle Meeting คือ เหมาะสำหรับทีมงานที่มีลักษณะดังต่อไปนี้

1. ทีมที่ทำงานแบบ Agile หรือ Scrum : เนื่องจากวิธีการทำงานแบบ Agile และ Scrum นั้น ให้ความสำคัญกับการสื่อสารและประสานงานภายในทีมอย่างสม่ำเสมอ ดังนั้น Stand Up Meeting จึงเป็นเครื่องมือสำคัญในการอัพเดตความคืบหน้า ระบุปัญหา และวางแผนงานร่วมกันในแต่ละวัน (อ่านเรื่อง Agile Mindset เพิ่มเติมได้อีกนะคะ)
2. ทีมพัฒนาซอฟต์แวร์และไอที : งานด้านซอฟต์แวร์และไอทีมักเป็นงานที่ซับซ้อน ต้องการการประสานงานและติดตามความคืบหน้าอย่างใกล้ชิด การประชุมแบบนี้จึงเหมาะสำหรับทีมเหล่านี้
3. ทีมโครงการหรืองานเร่งด่วน : สำหรับโครงการหรืองานที่มีกำหนดเวลาสั้นๆ Stand Up จะช่วยให้ทีมได้สื่อสารความคืบหน้า ปัญหาอุปสรรค และสร้างประสิทธิภาพในการทำงานได้ดี
4. ทีมงานข้ามสายงาน : หากมีสมาชิกในทีมที่มาจากหลายแผนก/ฝ่าย การจัดประชุมในลักษณะนี้จะช่วยให้ทุกคนเข้าใจภาพรวมของโครงการและบทบาทของแต่ละคนได้ชัดเจนขึ้น
5. ทีมที่ทำงานระยะไกล : สำหรับทีมที่สมาชิกกระจายอยู่คนละสถานที่ การประชุมแบบ Stand Up Meeting ผ่าน VDO Conference ก็จะช่วยให้สื่อสารและประสานงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ควรทำ Stand Up Meeting ตอนไหน และบ่อยแค่ไหน ?

การกำหนดเวลาและความถี่ในการจัด Stand Up มีตติ้ง หรือ Huddle Meeting นั้น ควรพิจารณาจากบริบทและลักษณะงานของทีม ซึ่งโดยทั่วไปมีข้อแนะนำดังนี้

เวลาในการจัดประชุม

• ช่วงเช้า เป็นเวลาที่เหมาะสมที่สุด เนื่องจากเป็นจังหวะเริ่มต้นวันทำงาน สมาชิกทีมสดชื่น และพร้อมรับฟังข้อมูล
• ปกติจะเริ่มประชุมช่วงเวลา 9.00 – 10.00 น. เพื่อให้สมาชิกได้เตรียมตัว
• บางทีมอาจเลือกเวลาช่วงบ่ายหลังอาหารกลางวันก็ได้ แต่ไม่ควรเกินบ่ายโมง เพราะพนักงานจะเริ่มง่วง

ความถี่ในการประชุม

• ทีมที่มีการทำงานแบบ Agile หรือ Scrum ควรจัดประชุมทุกวันทำงาน
• สำหรับทีมที่มีงานโปรเจกต์ไม่เร่งด่วนมาก อาจประชุม 3-4 ครั้ง/สัปดาห์ก็เพียงพอ
• ถ้าเป็นทีมขนาดใหญ่ มีภาระงานหนัก ควรประชุมทุกวันทำงาน

วิธีการทำ Stand Up Meeting ทำยังไงบ้าง ?

มาดูวิธีการจัด Stand Up มีตติ้ง หรือ Huddle Meeting กันต่อค่ะ

1. กำหนดเวลาและสถานที่ : เลือกช่วงเวลาที่เหมาะสม ซึ่งโดยทั่วไปคือช่วงเช้าก่อนเริ่มงาน และมองหาสถานที่สำหรับให้ทีมที่สามารถยืนเป็นวงกลมหรือรูปสี่เหลี่ยมได้
2. เริ่มประชุมตรงเวลา : หัวหน้าทีมหรือ Scrum Master เป็นผู้นำการประชุมและเริ่มตรงเวลา โดยกำหนดระยะเวลาการประชุมไม่เกิน 15 นาที
3. เริ่มให้แต่ละคนรายงานสถานะของงาน : ให้สมาชิกทุกคนยืนเป็นวงกลม หันหน้าเข้าหากัน โดยกำหนดให้แต่ละคนใช้เวลาสั้นๆ 1-2 นาที รายงานเรื่องต่อไปนี้
   • งานที่ทำเสร็จแล้วจากวันก่อน
   • งานที่กำลังทำอยู่วันนี้
   • ปัญหาหรืออุปสรรคที่พบ
4. ถกปัญหาและวางแผน : เมื่อทุกคนรายงานเสร็จ ให้หารือถึงปัญหาที่พบอย่างกระชับ และวางแผนการแก้ไขปัญหาร่วมกัน จากนั้นมอบหมายงานให้สมาชิกที่หัวหน้าทีมคิดว่าเหมาะสม
5. สรุปและกำหนดการประชุมครั้งต่อไป : ให้สรุปสั้นๆ ถึงแผนการทำงานของวัน รวมถึงกำหนดการประชุมแบบนี้ในครั้งถัดไป

Inspire Tips : โดยหลักสำคัญของ Stand Up Meeting คือการรายงานข้อมูลอย่างกระชับ เพื่อให้ทุกคนได้รับทราบความคืบหน้าและปัญหาในทีม และสามารถหาทางแก้ไขได้อย่างรวดเร็ว

ข้อควรระวังในการทำ Huddle Meeting คืออะไร ?

การจัดประชุมแบบ Stand Up หรือ Huddle Meeting นั้นมีข้อควรระวังบางประการ ดังนี้

1. ควบคุมเวลาให้ดี : ควรใช้เวลาสั้นๆ ไม่เกิน 15-20 นาที หากยืดยาวเกินไปจะทำให้ความสนใจและประสิทธิภาพในการประชุมลดลง
2. ไม่ควรเข้าประเด็นละเอียดลึกซึ้ง : จุดประสงค์ของการจัดประชุมแบบนี้ คือการรายงานสถานะโดยสังเขป ไม่ควรเข้าไปลงลึกในรายละเอียดมากนัก ควรนัดประชุมแยกต่างหากถ้ามีประเด็นที่ต้องพูดคุยลึกซึ้ง
3. ควรยืนประชุม อย่านั่ง : การยืนประชุมจะช่วยให้ทุกคนตื่นตัว พูดสั้นๆ กระชับ ไม่ง่วงนอนหรือเผลอคุยเรื่องอื่นออกนอกเรื่อง
4. หลีกเลี่ยงการเล่าเรื่องส่วนตัว : แม้จะเป็นการประชุมแบบไม่เป็นทางการ แต่ไม่ควรพูดเรื่องส่วนตัวมากเกินไป เพราะจะทำให้เสียเวลาและทำให้ประชุมไม่ตรงประเด็น
5. ผู้นำต้องควบคุมการประชุมให้ดี : หัวหน้าทีมหรือผู้นำการประชุมต้องดูแลให้ทุกคนพูดตามหัวข้อที่กำหนด และควบคุมเวลาให้แล้วเสร็จทันเวลา
6. ระวังอคติหรือการไม่กล้าพูด : ในบางทีมอาจมีปัญหาบางคนพูดมากเกินไป ขณะที่บางคนไม่กล้าพูด ผู้นำต้องรักษาสมดุลและเปิดโอกาสให้ทุกคนได้แสดงความคิดเห็น สังเกตพนักงาน ไม่ให้เกิด Quiet Quitting เพื่อรักษาทรัพยากรบุคคลดีๆ ในองค์กรไว้ค่ะ

Inspire Now ! : โดยสรุป Stand Up มีตติ้ง เหมาะสำหรับทีมที่ต้องการรักษาระดับความคืบหน้า การประสานงาน และการแก้ปัญหาอย่างต่อเนื่อง ซึ่งเป็นสิ่งจำเป็นในงานที่เร่งรีบ ซับซ้อน หรือทำงานเป็นทีม ส่วนใหญ่แนะนำให้จัด Stand Up Meeting เป็นกิจวัตรประจำวันในช่วงเช้าก่อนเริ่มงาน เพื่อให้ทุกคนอัพเดตและพร้อมทำงาน แต่ความถี่ที่แน่นอนขึ้นอยู่กับลักษณะงานของแต่ละทีม

DIY INSPIRE NOW ทำให้ฉันเป็นคนใหม่ที่ดีกว่าเดิมหรือเปล่า ? มีใครใช้ Stand Up มีตติ้ง กันอยู่บ้างคะ ? มีความเห็นยังไง มาคอมเมนต์คุยกันนะคะ ♡

Featured Image Credit : freepik.com