วิธีเขียนอีเมลภาษาอังกฤษ Step by Step แค่รู้ทิปส์และฝึกฝนก็เก่งได้

เชื่อว่าหลายคนคงคิดว่าการเขียนอีเมลดูเป็นอะไรที่ซับซ้อน ยิ่งถ้าต้องเขียนเป็นภาษาอังกฤษด้วยแล้ว ไม่รู้จะต้องเริ่มต้นยังไง ? ใช้คำแบบไหน ? ให้ถูกต้องตามหลักวิธีเขียนอีเมล จะไปลงวิชาเรียนเพื่อศึกษาการเขียนอีเมลก็ดูจะยุ่งยากและใช้เวลายาวนานไป วันนี้เราจึงได้รวบรวม วิธีเขียนอีเมลอังกฤษ ที่ง่ายแสนง่ายตั้งแต่ Step แรกจนถึง Step สุดท้าย ที่จะช่วยให้การเขียนอีเมลภาษาอังกฤษของทุกคนดูโปรมากขึ้นได้ภายในไม่กี่นาที พร้อมกับสร้างความประทับใจให้เกิดขึ้นกับผู้อ่านได้ง่ายๆ ผ่าน English is all around กันค่ะ

How to วิธีเขียนอีเมลภาษาอังกฤษ Easy กว่านี้ไม่มีอีกแล้ว

1.  เริ่มต้นสื่อสารผ่านชื่อเรื่อง (Subject)

วิธีเขียนอีเมลอังกฤษ วิธีแรกที่เราจะมาแชร์กันนั่นก็คือ การเริ่มต้นให้ความสำคัญกับชื่อเรื่องหรือหัวเรื่องนั่นเองค่ะ Cole Schafer ผู้ก่อตั้ง Honey Copy กล่าวว่า “ใช้เวลาเพิ่มเป็นสองเท่าในการสร้างหัวเรื่องที่ถูกต้องเหมือนกับที่ทำในเนื้อหาเพราะหากพวกเขาไม่เปิดอีเมลมันก็ไม่สำคัญอีกต่อไป” ดังนั้นวิธีเขียนอีเมลที่แสดงให้เห็นถึงความเป็นมืออาชีพในตัวเรา Step แรกก็คือ การใส่หัวข้อที่มีการบอกประเด็นที่ต้องการจะสื่อสารในอีเมลแบบสรุป กระชับ ชัดเจนผ่านชื่อเรื่อง อย่างการสมัครงานอาจใช้เป็น Job Application: + (ชื่อตำแหน่งที่สมัคร) + (ชื่อตนเอง) หรือ Resume for + (ชื่อตำแหน่งที่สมัคร) + (ชื่อตนเอง)  ไม่ควรเริ่มต้นด้วยคำว่า Hi ! หรือ You don’t want to miss those ! ไม่ใช้ตัวอักษรพิเศษ เพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้อีเมลสำคัญที่เราตั้งใจเขียนกลายเป็นอีเมลขยะ (Spam) โดยที่เราไม่ทันได้รู้ตัวค่ะ

2.  สร้างความประทับใจด้วยการทักทาย (Greeting)

วิธีเขียนอีเมลภาษาอังกฤษ Step ต่อไปที่มีความไม่สำคัญไม่น้อยไปกว่าการตั้งชื่อเรื่องก็คือ การเลือกใช้คำทักทายเพื่อสร้างความประทับใจให้เกิดขึ้นแก่ผู้อ่านผ่านการแสดงให้เห็นถึงน้ำเสียง (Tone) ของเราผ่านคำทักทายที่สามารถแสดงให้เห็นถึงความเคารพและสร้างความเป็นมิตรได้ตั้งแต่เริ่มต้นนั่นเองค่ะ วิธีง่ายๆ ในการเลือกใช้คำทักทาย อาจเลือกใช้ตามประเภทของอีเมลที่เราต้องการจะเขียนออกไป ถ้าเป็นอีเมลที่เป็นทางการควรใช้คำทักทายที่เป็นทางการ เช่น Dear Ms./Mrs./Mr. + (นามสกุล) ยกตัวอย่างถ้าเราต้องการติดต่อนักธุรกิจหญิงชื่อดังอย่าง Kylie Jenner อาจทักทายว่า Dear Mrs. Jenner แล้วถ้าไม่รู้จักชื่อผู้รับจะทำยังไงดีนะ ? ถ้าเราไม่รู้จักชื่อผู้รับอาจทักทายด้วยคำว่า Dear Sir/Madam หรือ To whom it may concern ก็ได้เช่นกันค่ะ ในทางกลับกันถ้าเราเขียนอีเมลถึงคนที่รู้จักอยู่แล้วอาจเปลี่ยนมาใช้คำทักทายทั่วไปได้เลย เช่น Dear + (ชื่อจริง) หรือ Hi, Hello, Hey เป็นต้น

3.  เนื้อหาต้องมีความชัดเจน (Body)

วิธีเขียนอีเมลภาษาอังกฤษวิธีต่อไปที่เราจะมาแชร์นั่นก็คือ การบอกจุดประสงค์ (Purpose) เนื้อหาหลักที่เราต้องการให้ผู้อ่านได้รับรู้นั่นเองค่ะ การเขียนเนื้อหาจะต้องมีการสรุปจุดประสงค์ออกมาให้มีความกระชับ ชัดเจน เข้าใจง่าย ไม่ยืดเยื้อจนเกินไป สำหรับวิธีเขียนอีเมลที่เป็นทางการ ควรมีการเลือกใช้โครงสร้างไวยากรณ์ที่เหมาะสม ประโยคควรมีความสมบูรณ์ หลีกเลี่ยงการใช้คำสแลง อาจมีการย่อหน้าเพื่อให้ผู้อ่านสามารถอ่านข้อความได้ง่ายมากขึ้น ตัวอย่างคำที่เราจะใช้ในการเขียนเนื้อหา เช่น Thanks for the information, Thank you for your interest, Thank you for getting back to me ใช้ในกรณีที่เคยมีการติดต่อกันก่อนหน้านี้ หรือหากเป็นการเริ่มต้นพูดคุยอาจใช้คำว่า This is to… , Regarding + (หัวข้อ) + ประโยคที่ต้องการจะสื่อสาร และถ้ามีการแนบไฟล์หรือลิงก์ต่างๆ อย่าลืมบอกถึงเอกสารที่แนบลงไปด้วย เช่น Take a look at the attached file, Please find attached my report เป็นต้น

4.  เลือกใช้คำลงท้ายอย่างงดงาม (Sign-off)

รู้ไหมคะว่า การเลือกใช้คำลงท้ายถือว่ามีความสำคัญพอๆ กับการเลือกใช้คำทักทายเลยนะคะ เพราะการเลือกใช้คำลงท้ายที่ดี ถือเป็นการแสดงให้เห็นว่าเราเป็นคนที่ให้ความสำคัญกับการแสดงความเคารพ ให้เกียรติผู้อ่านอย่างชัดเจน วิธีเขียนอีเมลภาษาอังกฤษ Step สุดท้ายนี้ถือเป็น Step ที่จะทำให้เราได้ถ่ายทอดถ้อยคำที่แสดงให้เห็นถึงความขอบคุณอย่างจริงใจ นอกเหนือจากคำว่า Thank you แล้วยังสามารถใช้คำอื่นๆ ได้อีกมากมาย อย่างการแสดงความนับถือ เช่น Sincerely, Best regards, Kind regards หรือจะเป็นการแสดงความซาบซึ้งใจอย่าง Appreciatively, Cordially, Gratefully ก็สามารถเลือกใช้ได้ตามความเหมาะสมและความชื่นชอบกันได้เลยนะคะ

5.  อย่าลืมที่จะพิสูจน์อักษร (Proofread)

Step นี้อาจไม่ใช่วิธีเขียนอีเมลภาษาอังกฤษตามหลักการที่เราได้เรียนรู้กันไปข้างต้น แต่การพิสูจน์อักษรถือเป็นการย้ำเตือนให้เราเห็นถึงความสำคัญของการตรวจทานการสะกดถ้อยคำ โครงสร้างไวยากรณ์ของประโยค หรือเนื้อหาต่างๆ ที่ได้มีการเขียนลงไปว่ามีความครบถ้วนหรือถูกต้องตามที่เราต้องการจะสื่อสารออกไปไหม และยังเป็นการแสดงให้เห็นลักษณะนิสัยของเราผ่านการเขียนได้ว่ามีความละเอียดรอบคอบมากน้อยเพียงใดอีกด้วยค่ะ

DIY INSPIRE NOW ทำให้ฉันได้ไอเดียในการค้นหาตัวเองใช่ไหม ? ลองแชร์วิธีการพัฒนาทักษะทางภาษาอังกฤษเข้ามากันเยอะๆ นะคะ ♡

อ้างอิงข้อมูลบางส่วนจาก : grammarly.com, rit.edu, wallstreetenglish.com