อยากบริหารเวลา ให้มีประสิทธิภาพต้องทำยังไง ? มาดูเทคนิค พร้อมเครื่องมือที่ใช้ได้จริงกัน !

ในหนึ่งวันมี 24 ชั่วโมง บางคนก็ใช้ 24 ชั่วโมงไปกับการทำอะไรหลายอย่าง ส่วนบางคนก็รู้สึกว่าเวลาแค่ 24 ชั่วโมง ไม่เพียงพอกับการทำอะไรเลย ถ้าคุณกำลังรู้สึกว่าอยากได้เวลาเพิ่ม หรือกำลังเครียดกับเรื่องของการบริการเวลา ในบทความนี้ DIYINSPIRENOW มีเทคนิคการ บริหารเวลา ที่จะช่วยให้คุณใช้ 24 ชั่วโมงได้อย่างมีประสิทธิภาพ และมีความสุขได้ทุกวันมาฝากกันค่ะ

ชวนดูเทคนิคบริหารเวลา พร้อมคำแนะนำที่มีประสิทธิภาพที่ปรับใช้ได้กัน !

การบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพมีประโยชน์หลายอย่าง ไม่ว่าจะเป็นเพิ่มผลผลิตและประสิทธิภาพ ลดความเครียดและความวุ่นวาย ช่วยให้มีสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงาน ช่วยเพิ่มคุณภาพของงาน ทั้งยังสร้างความน่าเชื่อถือและภาพลักษณ์ที่ดี ได้อีกด้วย ประโยชน์เยอะขนาดนี้ ตามมาดูกันต่อค่ะว่าเราจะมีวิธีบริหารเวลาได้ยังไงบ้าง

เทคนิคบริหารเวลา ที่มีประสิทธิภาพ มีอะไรบ้าง ?

1. กำหนดเป้าหมายและจัดลำดับความสำคัญ : ให้ระบุเป้าหมายหลักในระยะสั้นและระยะยาว พร้อมจัดลำดับความสำคัญของงาน และกิจกรรมต่างๆ อาจลองใช้วิธีตั้งเป้าหมายแบบ SMART Goals ในการตั้งเป้าหมายก็เป็นตัวช่วยที่ให้คุณวางเป้าหมายได้ดีขึ้นค่ะ
2. วางแผนการใช้เวลาล่วงหน้า : จัดทำตารางปฏิบัติงานและนัดหมายประจำวัน/สัปดาห์ จากนั้นกำหนดระยะเวลาให้แต่ละงาน พร้อมทั้งคาดการณ์ความล่าช้าที่อาจเกิดขึ้น
3. จัดสรรเวลาให้กับงานสำคัญ : เริ่มจากทำงานที่สำคัญหรือยากในช่วงที่มีแรงจูงใจมากที่สุด ซึ่งอาจเป็นเวลาเช้า และปิดอุปกรณ์อื่นขณะทำงานสำคัญเพื่อไม่ให้สมาธิของเราถูกอย่างอื่นรบกวน
4. รู้จักที่จะมอบหมายงาน : มอบหมายงานที่เหมาะสมให้ผู้อื่นดำเนินการ รู้จักการกระจายภาระงานออกเป็นส่วนๆ เพื่อไม่ให้งานมากองอยู่ที่เราคนเดียว
5. ตั้งเวลาเพื่อจำกัดงานในแต่ละงาน และทำตามนั้น : การใช้เครื่องมือนับเวลาเพื่อควบคุมเวลาอย่างเช่น Pomodoro เพื่อจัดการงาน และโฟกัสงานให้ได้อย่างมีประสิทธิภาพในเวลาที่กำลัง ซึ่งวิธีนี้จะช่วยให้เราไม่เสียเวลาไปกับสิ่งที่มารบกวนเราได้ค่ะ
6. ทำการประเมินประสิทธิภาพการใช้เวลา : ลองวิเคราะห์ว่าเราใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับอะไร พร้อมระบุสิ่งที่ทำให้สูญเสียเวลา และปรับแก้ไข
7. มีความยืดหยุ่น : ให้เราคาดการณ์ถึงความล่าช้าหรือภารกิจเร่งด่วนที่จะเข้ามาแทรกในแต่ละวันด้วย แล้วปรับตารางเวลาให้สอดคล้อง

ตัวอย่างการบริหารเวลาแบบมีประสิทธิภาพ

เพื่อให้ผู้อ่านเข้าใจมากขึ้น จะขอลองยกตัวอย่างการบริหารจัดการเวลาที่ทำได้จริง ช่วยให้คุณบริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นกันค่ะ

・ตัวอย่างที่ 1 การใช้ Pomodoro Technique

คุณ A เหนื่อยเป็นพนักงานออฟฟิศที่มักจมอยู่กับงานเอกสารจนเลยเวลากลับบ้าน เขาจึงตัดสินใจใช้เทคนิค Pomodoro โดยตั้งเวลานาฬิกา 25 นาที เพื่อทำงานอย่างจดจ่ออยู่กับภาระงานนั้นโดยไม่มีสิ่งรบกวน หลังจากนั้นพัก 5 นาที ก่อนจะเริ่มรอบใหม่ วิธีนี้ช่วยให้เขามีสมาธิจดจ่อกับงานในช่วงเวลาสั้นๆ และได้พักผ่อนตาอย่างสม่ำเสมอ ทำให้มีประสิทธิภาพการทำงานดีขึ้น

・ตัวอย่างที่ 2 การลำดับความสำคัญของงาน

คุณ B เป็นเจ้าหน้าที่ฝ่ายการตลาดที่รับภาระงานหลากหลายในแต่ละวัน เธอจึงใช้หลักการ “กำหนดลำดับความสำคัญ” โดยในตอนเช้าเธอจะทำรายการงานทั้งหมดที่ต้องทำในวันนั้น แล้วจัดลำดับความสำคัญจาก A B C ตามความสำคัญและความเร่งด่วน หลังจากนั้นเธอจะทำงานตามลำดับความสำคัญนี้ เริ่มจากงานที่สำคัญระดับ A ก่อน จนกระทั่งเสร็จทุกอย่างตามเวลาที่กำหนด

・ตัวอย่างที่ 3 การมอบหมายงาน

คุณ C ป็นผู้จัดการฝ่ายที่มีลูกน้องหลายคน เขาจึงต้องบริหารเวลาให้ดี โดยการมอบหมายงานที่เหมาะสมให้แต่ละคน ตามความถนัดและศักยภาพ เขาจะประชุมร่วมกับทีมในทุกสัปดาห์ เพื่อกำหนดเป้าหมายและแบ่งงานอย่างชัดเจน หลังจากนั้นเขาจะคอยติดตามความคืบหน้าและให้คำปรึกษาเมื่อมีปัญหา การมอบหมายงานนี้ช่วยแบ่งเบาภาระและบริหารเวลาของเขาได้อย่างมีประสิทธิภาพ

แนะนำเครื่องมือช่วยคุณบริหารเวลา

นอกจาก Pomodoro ที่เราแนะนำไปก่อนหน้านี้ ยังมีเครื่องมือ และแอปพลิเคชันหลายอย่างที่สามารถช่วยในการบริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ ดังนี้ค่ะ

1. Calendar/นาฬิกาปฏิทิน เช่น Google Calendar, Microsoft Outlook, Apple Calendar ซึ่งสามารถนัดหมายงาน จัดตารางนัดหมาย และแจ้งเตือนได้
2. To-Do List/Task Manager เช่น  Microsoft To Do, Todoist, Any.do ที่จะช่วยจัดลำดับความสำคัญ กำหนดเวลา และจัดการรายการที่ต้องทำได้
3. Time Tracking Apps เช่น RescueTime, Toggl, Forest เพื่อบันทึกและวิเคราะห์การใช้เวลาในแต่ละกิจกรรม เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพ
4. Note-Taking Apps เช่น Evernote, Microsoft OneNote, Google Keep ที่สามารถจดบันทึกและจัดระเบียบข้อมูลสำคัญได้อย่างรวดเร็ว
5. Productivity Apps เช่น RescueTime, Cold Turkey, Freedom ที่จะช่วยบล็อกเว็บไซต์หรือแอปที่ทำให้คุณรู้สึกหลงใหลจนขาดสมาธิ
6. Project Management Tools เช่น Trello, Asana, Jira ที่จะช่วยในการบริหารจัดการโครงการ กำหนดขั้นตอน มอบหมายงานให้กับเราได้

คำแนะนำเพิ่มเติมให้คุณบริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ

มีคำแนะนำบางประการที่อาจเป็นประโยชน์เพิ่มเติมในการบริหารเวลาได้ดังนี้

1. รู้จักตนเองและจังหวะการทำงาน : ลองสังเกตว่าตัวเองมีช่วงเวลาไหนที่มีประสิทธิภาพการทำงานสูงสุด แล้ววางแผนทำงานสำคัญในช่วงเวลาดังกล่าว
2. หลีกเลี่ยงสิ่งรบกวนให้มากที่สุด : ปิดการแจ้งเตือนจากโซเชียลมีเดีย อีเมล ขณะทำงานสำคัญ หรือไม่เอาตัวเองไปทำงานในที่มีสิ่งล่อใจอื่นๆ 
3. เรียนรู้ที่จะปฏิเสธ : อย่ารับงานหรือภาระหน้าที่เกินกำลังความสามารถ หรือบอกปัดงานที่ไม่ใช่ความรับผิดชอบอย่างสุภาพ
4. จัดสรรเวลาพักผ่อนอย่างเหมาะสม : ร่างกายและสมองต้องการพักผ่อนเพื่อประสิทธิภาพการทำงาน ดังนั้นจึงควรกำหนดเวลาพักอย่างเหมาะสม ห่างจากงานบ้างเป็นครั้งคราว
5. ประเมินและปรับปรุงอยู่เสมอ : สังเกตและบันทึกสิ่งที่ทำให้สูญเสียเวลา และทบทวน พร้อมปรับเปลี่ยนกลยุทธ์การบริหารเวลาอยู่เสมอ
6. อย่าละเลยการมีวินัยในตนเอง : ความสำเร็จในการบริหารเวลาขึ้นอยู่กับวินัยส่วนบุคคล ดังนั้นจึงควรฝึกปฏิบัติอย่างต่อเนื่องจนกลายเป็นนิสัย

วิธีคิดในการบริหารเวลาที่สำคัญมีอะไรบ้าง ?

การมีมุมมองที่เหมาะสมต่อการบริหารเวลานั้นมีความสำคัญมาก เพราะจะนำไปสู่จิตสำนึกและวินัยในการบริหารเวลาที่ดีขึ้น มีหลาย Mindset หรือวิธีคิดที่จะช่วยส่งเสริมการบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพให้กับเรา จะมีอะไรบ้าง ตามมาอ่านกันต่อค่ะ

1. มุ่งเน้นที่สิ่งสำคัญ (Focus on What Matters Most)  มองว่าเวลาเป็นทรัพยากรที่มีค่าและจำกัด จึงต้องใช้ให้คุ้มค่า จากนั้นก็จัดลำดับความสำคัญของงานและกิจกรรม แล้วโฟกัสที่งานสำคัญก่อน
2. มองการบริหารเวลาในแง่บวก (Positive View on Time Management)  ไม่มองว่าการบริหารเวลาเป็นเรื่องยุ่งยากซับซ้อน แต่มองว่าเป็นโอกาสในการควบคุมชีวิตและสร้างประสิทธิภาพให้ตนเอง
3. ความเป็นเจ้าของการตัดสินใจ (Sense of Ownership) มีจิตสำนึกว่าตนเองเป็นผู้มีอำนาจในการจัดการเวลาของตัวเอง รับผิดชอบการตัดสินใจและผลลัพธ์ที่ตามมา
4. ทัศนคติเชิงรุก (Proactive Mindset) ไม่รอจนกว่าเวลาจะผ่านไป แต่วางแผนและดำเนินการล่วงหน้า พยายามเตรียมการและทำงานไปก่อนไม่รอให้เวลาผ่านไป
5. ยืดหยุ่นและรับมือกับการเปลี่ยนแปลง (Flexibility) ยอมรับว่าการเปลี่ยนแปลงเป็นเรื่องปกติในชีวิต สามารถยืดหยุ่นและปรับเปลี่ยนแผนงานได้เมื่อจำเป็น
6. การมองภาพรวม (Big Picture Perspective) ไม่ยึดติดกับรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ แต่มองภาพใหญ่ ตระหนักถึงเป้าหมายหลักและการจัดการเวลาให้บรรลุถึงจุดนั้น

Inspire Now ! : การบริหารเวลาให้มีประสิทธิภาพนั้น จะต้องฝึกฝนอย่างสม่ำเสมอจนกลายเป็นนิสัย ซึ่งจะให้ผลลัพธ์เป็นประสิทธิภาพและความสมดุลในการทำงานและชีวิตมากขึ้น และการเลือกใช้เครื่องมือที่เราแนะนำไปข้างต้นอย่างเหมาะสม และสอดคล้องกับรูปแบบการทำงานของเรา จะช่วยให้คุณบริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นค่ะ

DIYINSPIRENOW ทำให้ฉันเป็นคนใหม่ที่ดีกว่าเดิมหรือเปล่า ? นอกจากเทคนิคการบริหารเวลา รวมถึงเครื่องมือ และ mindset ที่เราแนะนำไปข้างต้นแล้ว การมีวินัย และพลังใจที่ดี ก็จะช่วยให้คุณบริหารเวลาได้เก่งขึ้น และมีความสุขมากขึ้นได้ค่ะ อ่านแล้วคิดเห็นยังไง มาคอมเมนต์บอกกันบ้างนะคะ ♡