พัฒนาองค์กร ให้เวิร์กกว่าเดิม ด้วย PDCA ที่ไม่ใช่แค่ทฤษฎี แต่เป็นแนวทางที่เปลี่ยน “แผน” ให้เป็น “ความสำเร็จ” ได้จริง !

“ทำไมแผนดีๆ ถึงไม่เคยได้ใช้จริง ?” “ทำไมอบรมทีมแล้วผ่านไป 3 วัน ก็กลับไปทำงานแบบเดิม ?” หลายองค์กรอาจเคยเจอสิ่งเหล่านี้ จนเริ่มสงสัยว่า “หรือนี่เป็นแค่ธรรมชาติของการทำงาน?” แต่จริงๆ แล้ว ปัญหานี้แก้ได้ ถ้าเราออกแบบแผนให้คนในทีมรู้สึก มีส่วนร่วมจริงๆ และลงมือทำไปด้วยกัน เพราะการพัฒนาองค์กรที่ยั่งยืน ไม่ใช่แค่ “ทำแผนให้เสร็จ” แต่คือการ “เข้าใจคน” ก่อนจะเปลี่ยนแปลงอะไรสักอย่าง นอกจากแนวคิด Design Thinking ที่เราเคยแนะนำไปแล้วนั้นจะเป็นกุญแจสำคัญที่ช่วยให้เราเริ่มต้นจากความเข้าใจทีม เข้าใจ Pain Point และวางแผนที่ตอบโจทย์จริงแล้ว PDCA ก็เป็นอีกเครื่องมือหนึ่งที่ในบทความนี้ DIYINSPIRENOW อยากมาแนะนำเพื่อเน้นการลงมือทำที่ช่วยให้ทุกไอเดีย ค่อยๆ กลายเป็นความสำเร็จที่จับต้องได้ เรามาดูรายละเอียดเรื่องนี้กันนะคะ

ชวน พัฒนาองค์กร ให้ไม่วนลูปเดิมๆ ด้วย PDCA 4 ขั้นตอน ที่ช่วยให้ทุกแผนลงมือทำได้จริง !

การพัฒนาองค์กรไม่ใช่เรื่องของโชคหรือแรงบันดาลใจเฉพาะกิจ แต่คือการมีระบบคิดที่ช่วยให้ทีมทำงานอย่างมีเป้าหมาย และปรับปรุงได้อย่างต่อเนื่อง PDCA เป็นวงจรจะที่ช่วยเปลี่ยนแผนให้กลายเป็นการลงมือทำจริง ตรวจสอบผลลัพธ์ได้ และปรับให้ดีขึ้นในทุกๆ รอบที่หมุนเวียน ดังนั้นเมื่อองค์กรใช้ PDCA อย่างเข้าใจ ก็จะไม่ติดอยู่กับปัญหาเดิมซ้ำๆ แต่จะสามารถพัฒนาได้ทั้งคน กระบวนการ และผลลัพธ์ไปได้พร้อมๆ กัน ไม่ใช่เพราะแผนสมบูรณ์แบบ แต่เพราะทีมมีระบบที่ทำให้ทุกอย่างขยับไปข้างหน้าได้จริงนั่นเอง

PDCA คืออะไร ? ทำไมใช้แล้วองค์กรพัฒนาได้ต่อเนื่อง ?!

PDCA เป็นวงจรการพัฒนาอย่างต่อเนื่องที่ย่อมาจาก Plan – Do – Check – Act ซึ่งถูกออกแบบมาเพื่อช่วยให้องค์กรสามารถปรับปรุงการทำงานได้ตลอดเวลา ไม่หยุดนิ่งอยู่กับที่ ซึ่งเจ้าของแนวคิดนี้คือ ดร. วิลเลียม เอ็ดเวิร์ด เดมมิ่ง (Dr. W. Edwards Deming) นักสถิติและผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารจัดการคุณภาพชาวอเมริกัน ผู้เป็นแรงขับเคลื่อนสำคัญเบื้องหลังความสำเร็จของอุตสาหกรรมญี่ปุ่นหลังสงครามโลกครั้งที่ 2 โดยเดิมที PDCA มีรากฐานจากแนวคิดของ Walter A. Shewhart อาจารย์ของเดมมิ่ง และถูกเรียกว่า Shewhart Cycle และต่อมาเดมมิ่งได้นำมาพัฒนาและเผยแพร่ต่อในวงกว้าง จนกลายเป็น “วงจรเดมมิ่ง” หรือที่รู้จักกันทั่วไปในชื่อ PDCA Cycle นั่นเอง

ทำไม PDCA ถึงเวิร์กในองค์กร?

PDCA ไม่ใช่แค่ “คิดแล้วทำ” แต่เป็น “คิด ทำ ตรวจสอบ และ ปรับปรุง” โดยมีเป้าหมายให้เกิดการเรียนรู้และปรับปรุงอยู่เสมอในทุกขั้นตอนของงาน ลองมาทำความเข้าใจรายละเอียดแต่ละขั้นตอนกันนะคะ

1. PLAN – วางแผนอย่างมีเป้าหมายและรอบด้าน

Plan คือขั้นตอนที่สำคัญที่สุดในวงจร PDCA เพราะถ้าพลาดตั้งแต่ต้น ทุกขั้นตอนหลังจากนี้ก็จะบิดเบี้ยวไปหมด
ซึ่งการวางแผนที่ดีควรประกอบด้วย

1. วิเคราะห์ปัญหาให้ลึก

• ใช้ Root Cause Analysis เช่น 5 Why หรือ Fishbone Diagram เพื่อหาสาเหตุที่แท้จริง ไม่ใช่แค่แก้ที่ปลายเหตุ
• อย่าพึ่งรีบหาทางแก้ แต่ให้เข้าใจสถานการณ์และ Pain Point อย่างแท้จริง

2. ตั้งเป้าหมายให้ชัด (SMART Goal)

เมื่อเราเข้าใจปัญหาหรือสิ่งที่อยากพัฒนาอย่างชัดเจนแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการตั้งเป้าหมายที่เป็นรูปธรรม ไม่คลุมเครือ และสามารถวัดผลได้จริง เพราะถ้าไม่มีเป้าหมายที่ชัดเจน เราจะไม่รู้เลยว่าคำว่า “สำเร็จ” หน้าตาเป็นแบบไหน นี่คือจุดที่ SMART Goal จะเข้ามาช่วยให้การวางแผนมีทิศทาง และทีมสามารถทำงานไปในเป้าหมายเดียวกันได้อย่างมั่นใจ สำหรับเรื่อง SMART GOAL นั้น เราเคยเขียนไว้แล้ว หากใครที่สนใจอ่านเพิ่มเติม กดอ่านได้เลยนะคะ ส่วนใครที่อยากรู้ว่าภาพรวมเป็นยังไง เราเขียนสรุปไว้ดังนี้ค่ะ

• Specific – เจาะจงว่าจะพัฒนาเรื่องอะไร
• Measurable – วัดผลได้ เช่น เพิ่มยอดขาย 20% หรือ ลดเวลาทำงานลง 15%
• Achievable – มีทรัพยากรพอไหม? ทีมพร้อมไหม?
• Relevant – สอดคล้องกับทิศทางองค์กร
• Time-bound – มีกรอบเวลาชัดเจน เช่น ภายใน 3 เดือน

3. วางแผนปฏิบัติ (Action Plan)

• ใครทำอะไร เมื่อไหร่ มีตัวชี้วัดอะไร ใช้ทรัพยากรไหน
• คิดล่วงหน้าถึงอุปสรรคที่อาจเจอ และมีแผนรองรับ

Inspire Tips : อย่าวางแผนใหญ่โตเกินไปในรอบแรก ทดลองเล็กๆ ก่อน (Pilot Project) จะควบคุมง่ายและเรียนรู้ได้ไว

2. DO – ลงมือทำตามแผนอย่างมีระบบ

หลังจากวางแผนไว้แล้ว ก็ถึงเวลานำไปปฏิบัติจริง โดยไม่จำเป็นต้อง “รอให้พร้อม 100%” เพราะเป้าหมายของขั้นตอนนี้คือ ลงมือทำเพื่อเรียนรู้ ไม่ใช่เพื่อความสมบูรณ์แบบ

สิ่งที่ควรใส่ใจ :

• ทำตามแผนที่วางไว้ให้มากที่สุด เพื่อให้สามารถตรวจสอบได้ในขั้นตอน Check
• เก็บข้อมูลระหว่างการทำงาน เช่น เวลาใช้จริง จำนวนข้อผิดพลาด หรือ feedback จากทีมงาน
• สื่อสารภายในทีม อย่างสม่ำเสมอ ว่าทำถึงไหนแล้ว เจออะไรบ้าง
• จดบันทึกข้อสังเกต แม้จะเล็กน้อย ก็อาจกลายเป็นจุดปรับปรุงสำคัญภายหลัง

Inspire Tips : การมีผู้รับผิดชอบเฉพาะกิจในแต่ละเฟสจะช่วยให้การลงมือทำไม่สะดุดและจัดการได้เร็ว

3. CHECK – ประเมินผล และเรียนรู้จากสิ่งที่เกิดขึ้น

ขั้นตอนนี้คือ “หัวใจ” ของ PDCA เพราะเป็นจุดที่เรา ตรวจสอบสิ่งที่ทำไปกับสิ่งที่วางแผนไว้ ว่ามีช่องว่างหรือไม่
โดยต้องใช้ทั้ง “ข้อมูลเชิงปริมาณ” และ “ข้อคิดเห็นเชิงคุณภาพ” ลองมาทำความเข้าใจข้อมูลทั้งสองอย่างนี้เพิ่มเติมกันค่ะ

・ข้อมูลเชิงปริมาณ (Quantitative Data)

ข้อมูลประเภทนี้คือ ข้อมูลที่วัดได้ด้วยตัวเลข เป็นรูปธรรม ชัดเจน สามารถนำไปคำนวณ วิเคราะห์ หรือเปรียบเทียบได้อย่างเป็นระบบ

ตัวอย่างในบริบทองค์กร :

• จำนวนข้อผิดพลาดในการทำงาน (ลดลงจาก 10 ครั้ง/เดือน เหลือ 3 ครั้ง)
• เวลาที่ใช้ในกระบวนการผลิต (จาก 4 ชั่วโมง เหลือ 2.5 ชั่วโมง)
• คะแนนความพึงพอใจจากแบบสอบถาม (จาก 75/100 เป็น 88/100)
• อัตราการลาออกของพนักงาน
• จำนวน Lead หรือยอดขายที่เกิดจากแคมเปญ

ข้อดี : ใช้วัดผลความก้าวหน้าได้ชัดเจน เป็นกลาง และง่ายต่อการเปรียบเทียบระยะก่อน-หลัง
ข้อจำกัด : อาจไม่สามารถบอก “สาเหตุ” หรือ “ความรู้สึก” เบื้องหลังตัวเลขได้

・ข้อคิดเห็นเชิงคุณภาพ (Qualitative Feedback)

สำหรับประเภทนี้จะหมายถึงข้อมูลที่ได้จากความรู้สึก มุมมอง หรือประสบการณ์ ซึ่งอธิบายถึง “ทำไม” บางอย่างถึงเกิดขึ้น
แม้จะวัดเป็นตัวเลขไม่ได้ แต่ให้ภาพรวมที่ลึกขึ้นของปัญหาหรือโอกาสในการปรับปรุง

ตัวอย่างในบริบทองค์กร :

• ความคิดเห็นของพนักงานจากแบบสอบถามปลายเปิด เช่น “ขั้นตอนใหม่ดีขึ้น แต่ยังไม่เข้าใจหน้าที่ของตัวเองชัดเจน”
• ฟีดแบคจากลูกค้าในการสัมภาษณ์ เช่น “พนักงานพูดจาดี แต่ขั้นตอนสมัครสมาชิกยังซับซ้อนอยู่”
• บันทึกการประชุมหรือสรุปแนวโน้มของปัญหาที่พบ
• การสังเกตการณ์ในการอบรมหรือทดลองกระบวนการใหม่

ข้อดี : ช่วยให้เข้าใจ “บริบท” หรือ “ความรู้สึก” และแรงจูงใจของคนในองค์กร
ข้อจำกัด : อาจตีความต่างกันได้ ต้องอาศัยการวิเคราะห์อย่างมีวิจารณญาณ

・สิ่งที่ควรทำในขั้น Check

• เปรียบเทียบผลลัพธ์กับเป้าหมาย ที่กำหนดไว้ใน Plan
• วิเคราะห์ความแตกต่าง และหาเหตุผล เช่น ทำไมถึงไม่สำเร็จตามเป้า? อะไรที่เป็นจุดแข็ง จุดอ่อน?
• รวบรวมข้อเสนอแนะจากทีมงาน เพื่อเข้าใจทั้งมุมมองภายในและภายนอก
• สรุปบทเรียน (Lesson Learned) เพื่อใช้เป็นฐานในการปรับปรุงในขั้น Act

Inspire Tips : อย่าใช้ Check เพื่อ “จับผิด” แต่ใช้เพื่อ “หาทางที่ดีขึ้น” จะช่วยให้ทีมกล้าทดลองมากขึ้นในอนาคต

4. ACT – ปรับปรุง และขยายผลให้ดีขึ้น

ขั้นตอน “Act” คือการ สรุปบทเรียน และลงมือปรับกระบวนการ ให้ดีขึ้นจากสิ่งที่เราได้เรียนรู้ในขั้น Check ไม่ใช่แค่การแก้ไขข้อผิดพลาดเฉพาะหน้า แต่คือการ ยกระดับคุณภาพ ให้ดียิ่งขึ้นอย่างยั่งยืน และเป็นการตัดสินใจว่า จะ รักษา, ปรับเปลี่ยน, หรือ ขยายผล ยังไงดีกับสิ่งที่เกิดขึ้น

・แนวทางการปรับปรุง (ถ้าเจอปัญหา)

หากผลลัพธ์จากขั้น Check ไม่เป็นไปตามเป้าหมาย หรือมีอุปสรรคที่ชัดเจน ให้ลองแบบนี้ค่ะ

• วิเคราะห์ “รูรั่ว” ที่เกิดขึ้นจากขั้น Do และ Check
• สอบถาม feedback เพิ่มเติมจากผู้เกี่ยวข้อง
• ระบุว่า ควรปรับที่ขั้นไหน เช่น เป้าหมายยังไม่ชัดเจน ? กระบวนการทำงานซับซ้อนเกินไป ? ทรัพยากรไม่เพียงพอ ?
• กำหนด แนวทางปรับแผน และวาง Action ใหม่ที่เหมาะสม
• จากนั้น เริ่ม Plan ใหม่ในรอบถัดไป (เป็นการหมุนวงจร PDCA)

Inspire Tips : จุดแข็งของ PDCA คือไม่ใช่แค่ “ล้มแล้วลุก” แต่ “ล้มแล้วรู้ว่าต้องลุกอย่างไรให้ดีขึ้นกว่าเดิม”

・แนวทางการขยายผล (ถ้าทำแล้วได้ผลดี)

หากผลลัพธ์ดีเกินคาด หรือบรรลุเป้าหมาย ให้ทำแบบนี้ค่ะ

• สรุปว่า “อะไรที่ทำให้เวิร์ก ?” เพื่อบันทึกเป็น Best Practice
• จัดทำ แนวทางมาตรฐาน (Standardization) เช่น SOP หรือ Checklist เพื่อใช้ในรอบต่อไป หรือให้ทีมอื่นนำไปใช้
• พิจารณา ขยายผล ไปยังหน่วยงานอื่นหรือกระบวนการอื่นในองค์กร
• แชร์บทเรียนให้ทั้งทีมรับรู้ เพื่อเสริมพลังให้เกิดวัฒนธรรมแห่งการเรียนรู้และพัฒนา

・ตัวอย่างรูปแบบการกระทำในขั้น Act

สถานการณ์	วิธี Act
ผลลัพธ์ต่ำกว่าที่คาด	ปรับแผน, แก้ขั้นตอน, เสริมทรัพยากร, เทรนทีมเพิ่มเติม
ได้ผลลัพธ์ดีตามเป้า	สรุปสิ่งที่เวิร์ก, จัดทำคู่มือ, แชร์ให้ทีมอื่นใช้
กระบวนการเวิร์ก แต่ทีมยังไม่อิน	สื่อสารใหม่ให้เห็นคุณค่า, สร้างแรงจูงใจ, ชวนทีมร่วมออกแบบขั้นตอน

Inspire Tips : Act ที่ดีควรเป็นยังไงบ้าง ?

• ไม่ใช่แค่ปิดรอบ แต่ต้อง เตรียมเปิดรอบใหม่ให้ดีขึ้นกว่าเดิม
• ใช้ข้อมูลที่ได้จาก Check อย่างเป็นกลาง อย่าตัดสินเร็วเกินไป
• เปิดโอกาสให้คนในทีมมีส่วนร่วมในการเสนอแนวทางปรับปรุง
• บันทึกบทเรียนทุกครั้ง เพราะการเก็บความรู้จะช่วยลดการลองผิดซ้ำๆ

Act คือขั้นที่องค์กรเติบโตขึ้นจริง เพราะเป็นการเปลี่ยน “สิ่งที่เรียนรู้” ให้กลายเป็น “สิ่งที่ดีขึ้น” และเมื่อนำไปหมุนต่อใน Plan รอบใหม่ ก็จะทำให้ทุกวงจรของ PDCA กลายเป็นพลังในการขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่อง

ประโยชน์ของการใช้ PDCA คืออะไร ?

PDCA ไม่ใช่แค่เครื่องมือวางแผน แต่คือ ระบบคิด ที่ช่วยให้องค์กรสามารถพัฒนาได้อย่างมีเป้าหมาย มีหลักการ และ “พัฒนาอย่างต่อเนื่อง” ไม่หลงทาง

1. ช่วยพัฒนาอย่างต่อเนื่อง (Continuous Improvement)

• ทำให้ทีมไม่หยุดอยู่แค่ “สำเร็จแล้วพอ” แต่หมุนวนเรียนรู้และปรับปรุงอย่างไม่รู้จบ
• สร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ “กล้าเรียนรู้” และ “ไม่กลัวการเปลี่ยนแปลง”

ตัวอย่าง : ทีมบริการลูกค้าใช้ PDCA เพื่อปรับปรุงสคริปต์พูดคุยกับลูกค้า และประเมินผลทุกเดือนเพื่อหาวิธีที่สื่อสารได้ดีขึ้น (อ่านเรื่องการฝึก Communication skill เพิ่มเติมได้อีกนะคะ)

2. ปรับปรุงกระบวนการทำงานให้ดีขึ้นเรื่อยๆ

• แทนที่จะรอให้ระบบพังแล้วค่อยซ่อม PDCA จะค่อยๆ ตรวจสอบและปรับปรุงให้ดีขึ้นเสมอ
• ลดความผิดพลาดซ้ำๆ จากการไม่วิเคราะห์ต้นตอของปัญหา

ตัวอย่าง : ฝ่ายผลิตใช้ PDCA ตรวจสอบขั้นตอนที่ทำให้เสียเวลา และปรับให้กระชับขึ้นจนเพิ่ม Productivity ได้

3. ทำให้ทีมมีเป้าหมายชัด และขยับไปในทิศทางเดียวกัน

• ช่วยให้ทุกคนเข้าใจว่า “กำลังทำอะไร เพื่ออะไร”
• ลดความสับสน สื่อสารง่าย และติดตามผลได้จริง

ตัวอย่าง : ฝ่ายการตลาดใช้ PDCA ตั้งเป้าหมายรายแคมเปญ และตรวจสอบผลการยิงแอดเพื่อปรับกลยุทธ์ได้ทันที

4. เสริมการเรียนรู้จากประสบการณ์จริง

• ไม่ใช่แค่ทำงานให้เสร็จ แต่ทุกครั้งที่จบรอบ PDCA จะมี “บทเรียนใหม่” เกิดขึ้นเสมอ
• ช่วยฝึกให้คนในทีมรู้จักวิเคราะห์ คิดเป็นระบบ และเติบโตจากความผิดพลาด

ตัวอย่าง : ทีม HR ใช้ PDCA กับการจัดอบรมภายใน แล้วนำ feedback มาปรับปรุงรูปแบบในรอบถัดไปให้ตรงใจพนักงานมากขึ้น

5. ใช้ได้กับทุกเรื่อง ทุกขนาด ทุกองค์กร

• จะใช้กับโปรเจกต์ใหญ่ระดับองค์กร หรือปรับงานเล็กๆ ภายในทีม ก็ใช้ PDCA ได้หมด
• ช่วยจัดการงานที่ซับซ้อนให้เป็นระบบย่อยๆ ที่ง่ายต่อการลงมือทำ

ตัวอย่าง : เจ้าของธุรกิจ SME ใช้ PDCA ทดลองโปรโมชั่นใหม่กับลูกค้ากลุ่มเล็กก่อนขยายให้ครอบคลุมทั้งร้าน

6. เก็บข้อมูลเป็นระบบ นำไปใช้ได้จริง

PDCA เน้นการเก็บข้อมูลเชิงปริมาณและคุณภาพในทุกขั้น ทำให้ตัดสินใจได้บนพื้นฐานของ “ข้อเท็จจริง” ไม่ใช่ “ความรู้สึก”

ตัวอย่าง : ทีมบัญชีใช้ PDCA ปรับรูปแบบรายงานการเงินรายเดือน โดยอิงจาก feedback ของผู้บริหาร

Inspire Now ! : PDCA ไม่ใช่เรื่องไกลตัวอีกต่อไป ถ้าอยากพัฒนาองค์กรให้เดินหน้าอย่างมีทิศทาง ลองเริ่มจากการวางแผนที่ชัดเจน ลงมือทำในสิ่งที่วางไว้ แล้วค่อยๆ เช็กผลลัพธ์และเรียนรู้จากสิ่งที่เกิดขึ้น สิ่งสำคัญคือ ต้องกล้าปรับ กล้าลอง และไม่ยึดติดกับวิธีเดิมเสมอไป คุณเคยมีไอเดียดีๆ ที่ยังไม่ได้ลองเพราะกลัวพลาดไหม ? ถ้าใช้ PDCA แล้วอาจเป็นจุดเริ่มต้นที่ปลอดภัยและเป็นระบบก็ได้นะ ลองเริ่มจากเล็กๆ ก่อนก็ได้ ขอแค่เริ่ม แล้วหมุนวงจรนี้ซ้ำๆ ผลลัพธ์อาจดีกว่าที่คิดก็ได้

DIYINSPIRENOW ทำให้ฉันเป็นคนใหม่ที่ดีกว่าเดิมใช่ไหม ? ใครรู้จัก PDCA หรือมีใครลองใช้แล้วเป็นยังไงบ้าง มาคอมเมนต์แลกเปลี่ยนประสบการณ์กันบ้างนะคะ ♡