“ทำไมแผนดีๆ ถึงไม่เคยได้ใช้จริง ?” “ทำไมอบรมทีมแล้วผ่านไป 3 วัน ก็กลับไปทำงานแบบเดิม ?” หลายองค์กรอาจเคยเจอสิ่งเหล่านี้ จนเริ่มสงสัยว่า “หรือนี่เป็นแค่ธรรมชาติของการทำงาน?” แต่จริงๆ แล้ว ปัญหานี้แก้ได้ ถ้าเราออกแบบแผนให้คนในทีมรู้สึก มีส่วนร่วมจริงๆ และลงมือทำไปด้วยกัน เพราะการพัฒนาองค์กรที่ยั่งยืน ไม่ใช่แค่ “ทำแผนให้เสร็จ” แต่คือการ “เข้าใจคน” ก่อนจะเปลี่ยนแปลงอะไรสักอย่าง นอกจากแนวคิด Design Thinking ที่เราเคยแนะนำไปแล้วนั้นจะเป็นกุญแจสำคัญที่ช่วยให้เราเริ่มต้นจากความเข้าใจทีม เข้าใจ Pain Point และวางแผนที่ตอบโจทย์จริงแล้ว PDCA ก็เป็นอีกเครื่องมือหนึ่งที่ในบทความนี้ DIYINSPIRENOW อยากมาแนะนำเพื่อเน้นการลงมือทำที่ช่วยให้ทุกไอเดีย ค่อยๆ กลายเป็นความสำเร็จที่จับต้องได้ เรามาดูรายละเอียดเรื่องนี้กันนะคะ
การพัฒนาองค์กรไม่ใช่เรื่องของโชคหรือแรงบันดาลใจเฉพาะกิจ แต่คือการมีระบบคิดที่ช่วยให้ทีมทำงานอย่างมีเป้าหมาย และปรับปรุงได้อย่างต่อเนื่อง PDCA เป็นวงจรจะที่ช่วยเปลี่ยนแผนให้กลายเป็นการลงมือทำจริง ตรวจสอบผลลัพธ์ได้ และปรับให้ดีขึ้นในทุกๆ รอบที่หมุนเวียน ดังนั้นเมื่อองค์กรใช้ PDCA อย่างเข้าใจ ก็จะไม่ติดอยู่กับปัญหาเดิมซ้ำๆ แต่จะสามารถพัฒนาได้ทั้งคน กระบวนการ และผลลัพธ์ไปได้พร้อมๆ กัน ไม่ใช่เพราะแผนสมบูรณ์แบบ แต่เพราะทีมมีระบบที่ทำให้ทุกอย่างขยับไปข้างหน้าได้จริงนั่นเอง
PDCA เป็นวงจรการพัฒนาอย่างต่อเนื่องที่ย่อมาจาก Plan – Do – Check – Act ซึ่งถูกออกแบบมาเพื่อช่วยให้องค์กรสามารถปรับปรุงการทำงานได้ตลอดเวลา ไม่หยุดนิ่งอยู่กับที่ ซึ่งเจ้าของแนวคิดนี้คือ ดร. วิลเลียม เอ็ดเวิร์ด เดมมิ่ง (Dr. W. Edwards Deming) นักสถิติและผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารจัดการคุณภาพชาวอเมริกัน ผู้เป็นแรงขับเคลื่อนสำคัญเบื้องหลังความสำเร็จของอุตสาหกรรมญี่ปุ่นหลังสงครามโลกครั้งที่ 2 โดยเดิมที PDCA มีรากฐานจากแนวคิดของ Walter A. Shewhart อาจารย์ของเดมมิ่ง และถูกเรียกว่า Shewhart Cycle และต่อมาเดมมิ่งได้นำมาพัฒนาและเผยแพร่ต่อในวงกว้าง จนกลายเป็น “วงจรเดมมิ่ง” หรือที่รู้จักกันทั่วไปในชื่อ PDCA Cycle นั่นเอง
PDCA ไม่ใช่แค่ “คิดแล้วทำ” แต่เป็น “คิด ทำ ตรวจสอบ และ ปรับปรุง” โดยมีเป้าหมายให้เกิดการเรียนรู้และปรับปรุงอยู่เสมอในทุกขั้นตอนของงาน ลองมาทำความเข้าใจรายละเอียดแต่ละขั้นตอนกันนะคะ
Plan คือขั้นตอนที่สำคัญที่สุดในวงจร PDCA เพราะถ้าพลาดตั้งแต่ต้น ทุกขั้นตอนหลังจากนี้ก็จะบิดเบี้ยวไปหมด
ซึ่งการวางแผนที่ดีควรประกอบด้วย
เมื่อเราเข้าใจปัญหาหรือสิ่งที่อยากพัฒนาอย่างชัดเจนแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการตั้งเป้าหมายที่เป็นรูปธรรม ไม่คลุมเครือ และสามารถวัดผลได้จริง เพราะถ้าไม่มีเป้าหมายที่ชัดเจน เราจะไม่รู้เลยว่าคำว่า “สำเร็จ” หน้าตาเป็นแบบไหน นี่คือจุดที่ SMART Goal จะเข้ามาช่วยให้การวางแผนมีทิศทาง และทีมสามารถทำงานไปในเป้าหมายเดียวกันได้อย่างมั่นใจ สำหรับเรื่อง SMART GOAL นั้น เราเคยเขียนไว้แล้ว หากใครที่สนใจอ่านเพิ่มเติม กดอ่านได้เลยนะคะ ส่วนใครที่อยากรู้ว่าภาพรวมเป็นยังไง เราเขียนสรุปไว้ดังนี้ค่ะ
Inspire Tips : อย่าวางแผนใหญ่โตเกินไปในรอบแรก ทดลองเล็กๆ ก่อน (Pilot Project) จะควบคุมง่ายและเรียนรู้ได้ไว
หลังจากวางแผนไว้แล้ว ก็ถึงเวลานำไปปฏิบัติจริง โดยไม่จำเป็นต้อง “รอให้พร้อม 100%” เพราะเป้าหมายของขั้นตอนนี้คือ ลงมือทำเพื่อเรียนรู้ ไม่ใช่เพื่อความสมบูรณ์แบบ
Inspire Tips : การมีผู้รับผิดชอบเฉพาะกิจในแต่ละเฟสจะช่วยให้การลงมือทำไม่สะดุดและจัดการได้เร็ว
ขั้นตอนนี้คือ “หัวใจ” ของ PDCA เพราะเป็นจุดที่เรา ตรวจสอบสิ่งที่ทำไปกับสิ่งที่วางแผนไว้ ว่ามีช่องว่างหรือไม่
โดยต้องใช้ทั้ง “ข้อมูลเชิงปริมาณ” และ “ข้อคิดเห็นเชิงคุณภาพ” ลองมาทำความเข้าใจข้อมูลทั้งสองอย่างนี้เพิ่มเติมกันค่ะ
ข้อมูลประเภทนี้คือ ข้อมูลที่วัดได้ด้วยตัวเลข เป็นรูปธรรม ชัดเจน สามารถนำไปคำนวณ วิเคราะห์ หรือเปรียบเทียบได้อย่างเป็นระบบ
ตัวอย่างในบริบทองค์กร :
ข้อดี : ใช้วัดผลความก้าวหน้าได้ชัดเจน เป็นกลาง และง่ายต่อการเปรียบเทียบระยะก่อน-หลัง
ข้อจำกัด : อาจไม่สามารถบอก “สาเหตุ” หรือ “ความรู้สึก” เบื้องหลังตัวเลขได้
สำหรับประเภทนี้จะหมายถึงข้อมูลที่ได้จากความรู้สึก มุมมอง หรือประสบการณ์ ซึ่งอธิบายถึง “ทำไม” บางอย่างถึงเกิดขึ้น
แม้จะวัดเป็นตัวเลขไม่ได้ แต่ให้ภาพรวมที่ลึกขึ้นของปัญหาหรือโอกาสในการปรับปรุง
ตัวอย่างในบริบทองค์กร :
ข้อดี : ช่วยให้เข้าใจ “บริบท” หรือ “ความรู้สึก” และแรงจูงใจของคนในองค์กร
ข้อจำกัด : อาจตีความต่างกันได้ ต้องอาศัยการวิเคราะห์อย่างมีวิจารณญาณ
Inspire Tips : อย่าใช้ Check เพื่อ “จับผิด” แต่ใช้เพื่อ “หาทางที่ดีขึ้น” จะช่วยให้ทีมกล้าทดลองมากขึ้นในอนาคต
ขั้นตอน “Act” คือการ สรุปบทเรียน และลงมือปรับกระบวนการ ให้ดีขึ้นจากสิ่งที่เราได้เรียนรู้ในขั้น Check ไม่ใช่แค่การแก้ไขข้อผิดพลาดเฉพาะหน้า แต่คือการ ยกระดับคุณภาพ ให้ดียิ่งขึ้นอย่างยั่งยืน และเป็นการตัดสินใจว่า จะ รักษา, ปรับเปลี่ยน, หรือ ขยายผล ยังไงดีกับสิ่งที่เกิดขึ้น
หากผลลัพธ์จากขั้น Check ไม่เป็นไปตามเป้าหมาย หรือมีอุปสรรคที่ชัดเจน ให้ลองแบบนี้ค่ะ
Inspire Tips : จุดแข็งของ PDCA คือไม่ใช่แค่ “ล้มแล้วลุก” แต่ “ล้มแล้วรู้ว่าต้องลุกอย่างไรให้ดีขึ้นกว่าเดิม”
หากผลลัพธ์ดีเกินคาด หรือบรรลุเป้าหมาย ให้ทำแบบนี้ค่ะ
| สถานการณ์ | วิธี Act |
|---|---|
| ผลลัพธ์ต่ำกว่าที่คาด | ปรับแผน, แก้ขั้นตอน, เสริมทรัพยากร, เทรนทีมเพิ่มเติม |
| ได้ผลลัพธ์ดีตามเป้า | สรุปสิ่งที่เวิร์ก, จัดทำคู่มือ, แชร์ให้ทีมอื่นใช้ |
| กระบวนการเวิร์ก แต่ทีมยังไม่อิน | สื่อสารใหม่ให้เห็นคุณค่า, สร้างแรงจูงใจ, ชวนทีมร่วมออกแบบขั้นตอน |
Inspire Tips : Act ที่ดีควรเป็นยังไงบ้าง ?
Act คือขั้นที่องค์กรเติบโตขึ้นจริง เพราะเป็นการเปลี่ยน “สิ่งที่เรียนรู้” ให้กลายเป็น “สิ่งที่ดีขึ้น” และเมื่อนำไปหมุนต่อใน Plan รอบใหม่ ก็จะทำให้ทุกวงจรของ PDCA กลายเป็นพลังในการขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่อง
PDCA ไม่ใช่แค่เครื่องมือวางแผน แต่คือ ระบบคิด ที่ช่วยให้องค์กรสามารถพัฒนาได้อย่างมีเป้าหมาย มีหลักการ และ “พัฒนาอย่างต่อเนื่อง” ไม่หลงทาง
ตัวอย่าง : ทีมบริการลูกค้าใช้ PDCA เพื่อปรับปรุงสคริปต์พูดคุยกับลูกค้า และประเมินผลทุกเดือนเพื่อหาวิธีที่สื่อสารได้ดีขึ้น (อ่านเรื่องการฝึก Communication skill เพิ่มเติมได้อีกนะคะ)
ตัวอย่าง : ฝ่ายผลิตใช้ PDCA ตรวจสอบขั้นตอนที่ทำให้เสียเวลา และปรับให้กระชับขึ้นจนเพิ่ม Productivity ได้
ตัวอย่าง : ฝ่ายการตลาดใช้ PDCA ตั้งเป้าหมายรายแคมเปญ และตรวจสอบผลการยิงแอดเพื่อปรับกลยุทธ์ได้ทันที
ตัวอย่าง : ทีม HR ใช้ PDCA กับการจัดอบรมภายใน แล้วนำ feedback มาปรับปรุงรูปแบบในรอบถัดไปให้ตรงใจพนักงานมากขึ้น
ตัวอย่าง : เจ้าของธุรกิจ SME ใช้ PDCA ทดลองโปรโมชั่นใหม่กับลูกค้ากลุ่มเล็กก่อนขยายให้ครอบคลุมทั้งร้าน
PDCA เน้นการเก็บข้อมูลเชิงปริมาณและคุณภาพในทุกขั้น ทำให้ตัดสินใจได้บนพื้นฐานของ “ข้อเท็จจริง” ไม่ใช่ “ความรู้สึก”
ตัวอย่าง : ทีมบัญชีใช้ PDCA ปรับรูปแบบรายงานการเงินรายเดือน โดยอิงจาก feedback ของผู้บริหาร
| Inspire Now ! : PDCA ไม่ใช่เรื่องไกลตัวอีกต่อไป ถ้าอยากพัฒนาองค์กรให้เดินหน้าอย่างมีทิศทาง ลองเริ่มจากการวางแผนที่ชัดเจน ลงมือทำในสิ่งที่วางไว้ แล้วค่อยๆ เช็กผลลัพธ์และเรียนรู้จากสิ่งที่เกิดขึ้น สิ่งสำคัญคือ ต้องกล้าปรับ กล้าลอง และไม่ยึดติดกับวิธีเดิมเสมอไป คุณเคยมีไอเดียดีๆ ที่ยังไม่ได้ลองเพราะกลัวพลาดไหม ? ถ้าใช้ PDCA แล้วอาจเป็นจุดเริ่มต้นที่ปลอดภัยและเป็นระบบก็ได้นะ ลองเริ่มจากเล็กๆ ก่อนก็ได้ ขอแค่เริ่ม แล้วหมุนวงจรนี้ซ้ำๆ ผลลัพธ์อาจดีกว่าที่คิดก็ได้ |
|---|
DIYINSPIRENOW ทำให้ฉันเป็นคนใหม่ที่ดีกว่าเดิมใช่ไหม ? ใครรู้จัก PDCA หรือมีใครลองใช้แล้วเป็นยังไงบ้าง มาคอมเมนต์แลกเปลี่ยนประสบการณ์กันบ้างนะคะ ♡
รู้จัก Emotional Intelligence คืออะไร ทำไมถึงสำคัญต่อชีวิตและความสัมพันธ์ พร้อมวิธีฝึก EQ ง่ายๆ ที่เริ่มได้จริงในชีวิตประจำวัน เพื่อใจที่มั่นคงและอารมณ์ที่เข้าใจตัวเองมากขึ้น
一期一会 (อิจิโกะ อิจิเอะ) ปรัชญาญี่ปุ่นที่สอนให้เราใช้ชีวิตด้วยความตั้งใจและให้ความสำคัญกับทุกประสบการณ์เพื่อให้ชีวิตมีความหมาย มีคุณค่า และมีความพอใจมากขึ้น
นักการทูตไม่ได้ต้องพูดเก่งเสมอไป แต่ต้องสื่อสารให้เข้าใจและมั่นใจได้ ชวนฝึกการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพผ่านประสบการณ์ของคุณตอง นักการทูตไทย มาเก็บทิปส์แล้วนำไปปรับใช้กัน
