อยาก พัฒนาองค์กร ต้องลองรู้จัก PCDA ! คืออะไร ? ช่วยบริหารองค์กรได้ยังไง ต้องมาดู !

สำหรับคนที่เป็นเจ้าของแบรนด์ เป็นเจ้าขององค์กร หรืออยู่ในตำแหน่งผู้บริหารต่างๆ นั้น เป็นหน้าที่สำคัญที่จะต้องค้นหาแนวทางหรือวิธีการต่างๆ มาใช้สำหรับการบริหารจัดการองค์กรหรือทีมให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ และสามารถ พัฒนาองค์กร ให้มีการเติบโตก้าวหน้ามากขึ้น และได้มีแนวคิด วิธีการต่างๆ มากมาย อาทิ Design Thinking  Process 5 ขั้นตอน หรือการใช้วิธีการอื่นๆ รวมถึงแนวคิด PCDA ที่มีการใช้อย่างแพร่หลายเช่นกัน ในบทความนี้ เราจะพาไปรู้จักกับแนวคิด PCDA กันให้มากขึ้นว่า PCDA คืออะไร ? และสามารถใช้บริหารจัดการองค์กรหรือทีมเพื่อก่อให้เกิดการพัฒนาได้อย่างไร ไปดูกันเลยค่ะ

ชวนรู้จัก PCDA แนวคิดในการ พัฒนาองค์กร ให้มีการเติบโต!

สำหรับสายพัฒนาองค์กรหรือการบริหารทรัพยากรบุคคลแล้ว มีแนวคิดหรือหลักการมากมายที่ใช้สำหรับการบริหารจัดการองค์กร หนึ่งในนั้นคือ PCDA แล้ว PDCA คืออะไร ? PCDA เป็นแนวคิดการบริหารจัดการองค์กรอย่างเป็นระบบ โดยมีเป้าหมายเพื่อให้เกิดการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง อันประกอบไปด้วย

• P – Plan หมายถึง การวางแผน เพื่อการเปลี่ยนแปลงที่ดีขึ้น
• D – Do หมายถึง การทำตามแผน เพื่อศึกษาทดลองแผนการนั้นๆ
• C – Check หมายถึง การตรวจสอบ วิเคราะผลลัพธ์ และสรุปผลสิ่งที่ได้เรียนรู้
• A – Act หมายถึง ดำเนินการปรับปรุง เพื่อยกระดับคุณภาพ

ทั้งนี้ PDCA ถูกพัฒนาขึ้นจากที่ปรึกษาด้านการจัดการ หรือ Management Consulant ที่ชื่อว่า Dr. William Edwards Deming โดยมีแนวคิดสำคัญคือ “เราสามารถปรับปรุงพัฒนาคุณภาพได้” และยังเป็นกระบวนการที่มีลักษณะของการทำงานแบบวงจร ที่สามารถทำซ้ำได้เรื่อยๆ จึงมีอีกชื่อว่า “Deming Cycle” นั่นเอง โดยสามารถประยุกต์ใช้ได้กับองค์กรทุกประเภท หรือแม้กระทั่งการนำไปปรับใช้ในชีวิตประจำวันก็ยังได้ จึงมีการทำเอาแนวคิด PDCA ไปใช้ในการพัฒนาองค์กรอย่างแพร่หลาย

เจาะลึก แนวคิด PDCA องค์ประกอบที่ทำให้องค์กรพัฒนาอย่างต่อเนื่อง

อย่างที่กล่าวไปว่า แนวคิด PDCA ประกอบไปด้วย Plan Do Check และ Act เรามาดูรายละเอียดในแต่ละส่วนว่า มีวิธีการอย่างไร เพื่อที่จะสามารถนำไปปรับใช้กับการพัฒนาองค์กรได้ ไปดูกันเลยค่ะ

1. Plan หรือการวางแผน เพื่อการเปลี่ยนแปลงที่ดีขึ้น

ในขั้นตอนแรกของการวางแผนนั้น จะต้องมีการกำหนดเป้าหมายหรือจุดประสงค์ของโปรเจกต์นั้นๆ ก่อนว่า จัดทำขึ้นเพื่ออะไร หรือต้องการปรับปรุงแก้ไขในส่วนใด เช่น ต้องการปรับปรุงยอดขายให้มีจำนวนยอดขายที่เพิ่มมากขึ้นกว่าไตรมาสที่ผ่านมา 20% ซึ่งสาเหตุที่ต้องระบุให้ชัดเจนคือ เพื่อที่จะสามารถวัดผลได้ จากนั้นก็มอบหมายความรับผิดชอบให้กับพนักงานฝ่ายขายแต่ละคน ว่าต้องทำยอดขายเพิ่มขึ้นคนละเท่าไหร่ พร้อมๆ กับสำรวจสถานการณ์ปัจจุบันขององค์กรด้วยว่า มีศักยภาพเพียงพอต่อการทำตามเป้าหมายหรือไม่ เช่น พนักงานมีทัศนคติที่ดีต่อการสร้างยอดขายหรือไม่ มีความรู้ความเข้าใจในสินค้านั้นๆ เพียงพอต่อการเสนอขายลูกค้าหรือไม่ และมีช่องทางใดบ้างที่จะสามารถสนับสนุนและช่วยเหลือพนักงานให้ทำสำเร็จได้ หรือเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้การขายเป็นไปอย่างราบรื่น อาทิ แฟ้มข้อมูลผลิตภัณฑ์ ข้อมูลเบื้องต้นของกลุ่มลูกค้า เป็นต้น

2. Do หรือการทำตามแผน เพื่อศึกษาทดลองแผนการนั้นๆ

เมื่อมีการเตรียมพร้อมสำหรับกลยุทธ์ในการทำตามแผนที่ได้วางเอาไว้แล้ว ต่อมาก็เป็นขั้นตอนของการลงมือปฏิบัติจริง เพื่อเป็นการหา Solution ว่า สามารถทำตามแผนการที่วางเอาไว้ได้จริงหรือไม่ เพื่อให้ได้เห็นผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นจริง รวมถึงค้นหาแนวทางการปรับปรุงวิธีการเพิ่มเติม จากการลงมือปฏิบัติจริงและทราบถึงปัญหาที่เกิดขึ้นจริง ซึ่งขั้นตอนนี้ ควรเป็นขั้นตอนทดสอบหรือเป็นโครงการนำร่องก่อนเท่านั้น หรือทำเป็นโปรเจกต์เล็กๆ ก่อน เนื่องจากเป็นการปฏิบัติจริงเพื่อนำมาสู่การได้ตำตอบว่า “เราควรมีแนวทางการพัฒนาอย่างไร” ซึ่งถ้าหากทำเป็นโครงการใหญ่ๆ ก็อาจส่งผลเสียต่อบริษัทได้ หากผลลัพธ์ไม่เป็นไปในทิศทางบวก

3. Check หรือการตรวจสอบ วิเคราะผลลัพธ์ และสรุปผลสิ่งที่ได้เรียนรู้

เมื่อได้ลงมือปฏิบัติเรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนต่อมาคือ การตรวจสอบผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นว่า ใกล้เคียงกับสิ่งที่ได้วางแผนเอาไว้หรือไม่ ตรงตามเป้าหมายที่ต้องการกี่เปอร์เซ็นต์ และมีอะไรที่ต้องปรับปรุงแก้ไขบ้าง ยกตัวอย่างเช่น ใช้กลยุทธ์การตลาดนี้สามารถเพิ่มยอดขายได้จริงหรือไม่ และเพิ่มได้เป็นจำนวนเท่าไหร่ เป็นต้น และอย่างที่กล่าวไปว่า PDCA คืออะไรที่เป็นกระบวนการแบบวงจรหรือเป็น Cycle ดังนั้น ถ้าผลลัพธ์ออกมาไม่เป็นไปตามแผน ก็สามารถกลับไปที่ข้อ 1 ได้ใหม่ คือ วางแผนใหม่ คิดค้นกลยุทธ์ใหม่ และลงมือทำใหม่ จากนั้นก็ตรวจสอบผลลัพธ์ และถ้าหากพบว่าเป็นไปตามเป้าหมายหรือได้ผลออกมาใกล้เคียงกับผลลัพธ์ที่ต้องการแล้ว ก็ไปขั้นตอนที่ 4 คือ Act หรือดำเนินการปรับปรุง เพื่อยกระดับคุณภาพนั่นเอง

4. Act หรือดำเนินการปรับปรุง เพื่อยกระดับคุณภาพนั่นเอง

ถ้าสิ่งที่วางแผนเอาไว้ในขั้นตอนที่ 1 – 3 ประสบความสำเร็จ และสามารถหาวิธีในการแก้ไขปัญหาหรือปรับปรุงระบบต่างๆ ขององค์กรได้จริง และได้ผลลัพธ์ใกล้เคียงกับที่ตั้งเอาไว้ ก็จะมาสู่ขั้นตอนที่ 4 คือ “การทำให้เป็นมาตรฐาน” หมายถึง การนำเอาวิธีนั้นๆ มาปฏิบัติใช้จริงทั้งองค์กร หรือทั้งแผนก เพื่อให้เกิดการขยายผลสำเร็จและมีการต่อยอดปรับปรุงพัฒนาต่อไป ซึ่งอาจทำได้โดยการประกาศเป็นกลยุทธ์ของบริษัทอย่างเป็นทางการ มีการประชุมทีม หรือจัดเป็นคอร์สฝึกอบรมให้กับพนักงานอย่างเป็นทางการ เป็นต้น เพื่อเป็นการยกระดับคุณภาพทั้งองค์กรนั่นเอง และเมื่อต้องการให้มีการพัฒนาต่อไป ก็สามารถนำเอาโมเดล PDCA มาปรับใช้เพื่อพัฒนาองค์กรต่อไปได้เรื่อยๆ อย่างไม่มีที่สิ้นสุด

ประโยชน์ของการใช้ PDCA คืออะไร ?

ในตอนนี้ก็ได้รู้เกี่ยวกับแนวทางการพัฒนาองค์กรโดยใช้แนวคิด PDCA กันไปแล้ว เรามาดูกันว่า ประโยชน์ของการใช้ PDCA มีอะไรบ้าง เพื่อจะได้นำไปปรับใช้กับองค์กรหรือทีมของตนเอง และเพิ่มผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพได้มากขึ้นค่ะ

1. กระตุ้นให้เกิดการปรับปรุงวิธีการทำงานอย่างต่อเนื่อง เนื่องจากเป็นวิธีที่ไม่ยุ่งยากซับซ้อน มีเพียง 4 ขั้นตอนและเป็นลักษณะแบบวงจร กล่าวคือ สามารถทำซ้ำในแต่ละกระบวนการได้ จึงสามารถทำได้เรื่อยๆ และทำให้องค์กรมีการเติบโตก้าวหน้าอย่างต่อเนื่องนั่นเอง
2. ช่วยทดสอบวิธีการใหม่ๆ ได้ในสภาพแวดล้อมที่สามารถควบคุมได้ เช่น สามารถทดลองทำกับทีมเล็กๆ ได้ และไม่ก่อให้เกิดความเสียหายต่อองค์กรในภาพรวม 
3. เป็นวิธีการที่ช่วยลดความเสี่ยงในการทำผิดพลาด อันเนื่องมาจากการทดสอบกระบวนการจนกว่าจะได้ผลลัพธ์ที่น่าพอใจ ทำให้สามารถลดความเสี่ยงที่จะเกิดการผิดพลาดขึ้นเมื่อนำไปปฏิบัติอย่างเป็นมาตรฐานในองค์กร 
4. เป็นวิธีการที่สามารถนำไปปรับใช้ได้จริง สามารถใช้เป็นกลยุทธ์ขององค์กรได้อย่างเป็นทางการ และก่อให้เกิดการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ซึ่งทีมอื่นๆ หรือแผนกอื่นๆ สามารถนำเอาวิธีการเหล่านี้ไปปรับใช้ได้ด้วย
5. ช่วยส่งเสริมการทำงานเป็นทีมภายในองค์กร ผ่านการระดมสมองและวางแผน แก้ไขปัญหา และสรุปผลลัพธ์ร่วมกัน และยังเป็นการเสริมสร้างทักษะการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพระหว่างสมาชิกในทีมด้วย 
6. ช่วยให้ตัดสินใจได้ง่ายขึ้น เนื่องจากมีการวางแผนและตั้งเป้าหมายอย่างชัดเจน มีการวัดผลชัดเจน จึงเป็นการประหยัดเวลาในการหา Solution อื่นๆ ที่ยังไม่ได้ทำการทดสอบ และสามารถนำข้อมูล – ผลสรุปจากการทดสอบที่ได้ไปต่อยอดพัฒนาองค์กรต่อไป

อย่างไรก็ตาม การใช้เทคนิค PDCA ไม่เหมาะกับการแก้ไขปัญหาแบบเร่งด่วน เนื่องจากต้องใช้เวลาในการวางแผน ลดมือปฏิบัติ ทดสอบผลลัพธ์ และนำไปปรับปรุงต่อไป จึงเหมาะกับโปรเจกต์หรือโครงการที่มีเวลาเพียงพอสำหรับการลงมือทำในขั้นตอนต่างๆ หากต้องการแก้ปัญหาที่มีความชัดเจนเจาะจงได้อย่างตรงจุด อาจจะใช้ Problem Solving Skill คือทักษะการแก้ปัญหาแบบเป็นระบบ หรือวิธีการอื่นๆ ที่มีความรวดเร็วและเหมาะสมมากกว่า เพื่อให้เกิดผลลัพธ์ที่ตรงกับความต้องการมากที่สุดค่ะ

Inspire Now ! : PDCA คืออีกหนึ่งวิธีการที่สามารถนำไปใช้ในการพัฒนาองค์กร หรือจะใช้เพื่อการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานก็ได้ และทุกขั้นตอนมีความสำคัญ เพื่อการหาข้อสรุปหรือ Solution ใหม่ๆ สำหรับการแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น และสามารถทำตามขั้นตอนต่างๆ ได้อย่างต่อเนื่องเป็นวงจร หากต้องการให้ทีมหรือองค์กรมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง ก็สามารถใช้ PDCA เป็นแนวคิดหลักในการบริหารจัดการองค์กรได้ เพื่อให้เกิดการปรับปรุงก้าวหน้า และไปสู่เป้าหมายตามที่ต้องการได้ในที่สุด

DIY INSPIRE NOW ทำให้ฉันเป็นคนใหม่ที่ดีกว่าเดิมใช่ไหม ? หากใครเป็นหัวหน้าทีม หรือเป็นฝ่ายบริการองค์กร ก็สามารถนำหลัก PDCA ไปปรับใช้ได้นะคะ เพราะเป็นวิธีที่มีขั้นตอนไม่มาก ไม่ซับซ้อน และสามารถใช้ได้กับธุรกิจแทบจะทุกประเภท ได้ผลอย่างไร ก็มาคอมเมนต์บอกเราด้วยนะ ♡

อ้างอิงข้อมูลบางส่วนจาก : asq.org, businessmapping.com, lean.org, mindtools.com

Featured Image Credit : freepik.com/gesrey

diyinspirenow pdca คืออะไร การจัดการ พัฒนาองค์กร